Checklist chuẩn bị trước khi triển khai chương trình Team Building

Một chương trình Team Building thành công không bắt đầu từ lúc MC cầm micro hay khi khách bước xuống sân chơi. Thành công bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị trước đó: khảo sát mặt bằng, kiểm tra âm thanh, chia đội, bố trí đạo cụ, phân công nhân sự và rà soát các phương án dự phòng.

Đặc biệt với các chương trình Team Building đoàn đông, việc chuẩn bị trước giờ chơi càng quan trọng. Nếu khách đã có mặt nhưng ban tổ chức vẫn đang sắp xếp đạo cụ, chỉnh âm thanh hoặc chia đội, chương trình rất dễ mất nhịp ngay từ đầu.

1. Kiểm tra mặt bằng tổ chức

Trước khi khách xuống sân, cần kiểm tra lại toàn bộ mặt bằng: diện tích sử dụng, mặt sân, mặt cát, vật cản, khu vực nguy hiểm, lối di chuyển và vị trí tập kết.

Với Team Building bãi biển, cần xem mặt cát có quá lún không, có đá hoặc vỏ sò sắc nhọn không, nước biển có lên gần khu vực chơi không và hướng gió có ảnh hưởng đến âm thanh hay không.

Với sân cỏ hoặc sân ngoài trời, cần kiểm tra độ trơn, độ bằng phẳng, khu vực dây điện, vật cản và khoảng cách giữa các đội.

2. Kiểm tra âm thanh và micro

Âm thanh là yếu tố giữ nhịp chương trình. Trước giờ chơi, cần test loa, micro, nhạc nền, nguồn điện và vị trí đặt thiết bị.

MC cần được nghe rõ ở toàn bộ khu vực sân chơi. Với đoàn đông hoặc không gian rộng, cần tính thêm loa phụ hoặc phương án đặt loa phù hợp để tránh tình trạng khách ở xa không nghe được luật chơi.

3. Chuẩn bị đạo cụ theo từng trò chơi

Đạo cụ nên được phân loại trước theo từng phần của chương trình. Mỗi trò chơi cần có danh sách đạo cụ riêng, số lượng dự phòng và người phụ trách.

Không nên để đạo cụ lẫn lộn hoặc mới tìm khi chương trình đang diễn ra. Điều này dễ làm mất thời gian chuyển trò chơi và khiến chương trình bị ngắt nhịp.

4. Phân công rõ nhân sự điều phối

Mỗi điều phối viên cần biết rõ mình phụ trách khu vực nào, đội nào hoặc hạng mục nào. Với đoàn đông, không thể để tất cả nhân sự cùng xử lý chung chung.

Cần phân công cụ thể: người hỗ trợ MC, người quản lý đạo cụ, người phụ trách âm thanh, người hỗ trợ từng đội, người theo dõi thời gian, người xử lý phát sinh và người liên hệ với trưởng đoàn.

5. Kiểm tra danh sách đội và nhận diện đội

Nếu chương trình có chia đội, danh sách đội nên được chuẩn bị trước. Màu áo, băng tay, cờ đội, bảng tên hoặc các vật phẩm nhận diện cần sẵn sàng trước khi khách tập trung.

Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giúp khách dễ nhập cuộc và giúp chương trình bắt đầu đúng nhịp.

6. Chuẩn bị nước uống và khu vực nghỉ

Team Building là hoạt động vận động, đặc biệt trong thời tiết nắng nóng. Vì vậy, nước uống, khăn lạnh hoặc khu vực nghỉ ngắn cần được chuẩn bị trước.

Với các đoàn đông, nên bố trí khu vực nước uống dễ thấy, thuận tiện nhưng không cản trở sân chơi.

7. Rà soát phương án thời tiết và an toàn

Trước giờ chơi, cần kiểm tra lại thời tiết thực tế, hướng gió, nắng, khả năng mưa và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chương trình.

Nếu thời tiết có dấu hiệu xấu, ban tổ chức cần sẵn sàng phương án rút gọn, đổi giờ, chuyển địa điểm hoặc điều chỉnh kịch bản.

Kết luận

Chuẩn bị trước giờ Team Building là bước quan trọng giúp chương trình diễn ra mượt mà, an toàn và chuyên nghiệp. Càng chuẩn bị kỹ, chương trình càng ít bị động khi vận hành thực tế.

New World Travel luôn thực hiện quy trình kiểm tra trước chương trình để đảm bảo từng hạng mục được sẵn sàng trước khi khách bước vào sân chơi.

New World Travel – Chỉn chu từ khâu chuẩn bị, chuyên nghiệp trong từng chương trình Team Building.

Khám phá ngay những tour hấp dẫn và thông tin du lịch mới nhất tại Fanpage hoặc Click vào đây để được tư vấn 24/7

Liên hệ tư vấn Zalo OA 👉 https://zalo.me/newworldtravel

💑 Đội ngũ New World Travel sẵn sàng hỗ trợ Nhanh chóng – Nhiệt tình – Tận tâm!

*********************************

CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH TÂN THẾ GIỚI - NEW WORLD TRAVEL

🏢 Tầng 06, Tòa nhà Ban Mai - 19 Lê Văn Hưu, Phường Hai Bà Trưng, Hà Nội

📞 Liên hệ tư vấn: 0948.091155 | 0945.091155 | 0917.091155 (Zalo/ Messenger/ Viber/ WhatsApp)

☎ (024) 38.44.66.99 📱 0982.023.023

📧 info@neworldtravel.com.vn 🌐 https://neworldtravel.com.vn

🧾 Mã số doanh nghiệp: 0107410707