Trước giờ Team Building cần chuẩn bị những gì?

Một chương trình Team Building thành công không bắt đầu từ lúc MC cầm micro hay khi khách bước xuống sân chơi. Thành công bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị trước đó: khảo sát mặt bằng, kiểm tra âm thanh, chia đội, bố trí đạo cụ, phân công nhân sự và rà soát các phương án dự phòng.

Đặc biệt với các chương trình Team Building đoàn đông, việc chuẩn bị trước giờ chơi càng quan trọng. Nếu khách đã có mặt nhưng ban tổ chức vẫn đang sắp xếp đạo cụ, chỉnh âm thanh hoặc chia đội, chương trình rất dễ mất nhịp ngay từ đầu.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi chuẩn bị mặt bằng, âm thanh, đạo cụ, nhân sự điều phối, danh sách đội và phương án dự phòng trước giờ Team Building.

1. Kiểm tra mặt bằng tổ chức

Trước khi khách xuống sân, cần kiểm tra lại toàn bộ mặt bằng: diện tích sử dụng, mặt sân, mặt cát, vật cản, khu vực nguy hiểm, lối di chuyển và vị trí tập kết.

Với Team Building bãi biển, cần xem mặt cát có quá lún không, có đá hoặc vỏ sò sắc nhọn không, nước biển có lên gần khu vực chơi không và hướng gió có ảnh hưởng đến âm thanh hay không.

Nếu chương trình tổ chức tại biển, doanh nghiệp nên kiểm tra thêm các tiêu chí trong bài Cách chọn địa điểm phù hợp cho Team Building bãi biển, đặc biệt là diện tích bãi chơi, mặt cát, thủy triều, hướng nắng, hướng gió, khoảng cách di chuyển và khu vực kỹ thuật.

Với sân cỏ hoặc sân ngoài trời, cần kiểm tra độ trơn, độ bằng phẳng, khu vực dây điện, vật cản và khoảng cách giữa các đội.

2. Kiểm tra âm thanh và micro

Âm thanh là yếu tố giữ nhịp chương trình. Trước giờ chơi, cần test loa, micro, nhạc nền, nguồn điện và vị trí đặt thiết bị.

MC cần được nghe rõ ở toàn bộ khu vực sân chơi. Với đoàn đông hoặc không gian rộng, cần tính thêm loa phụ hoặc phương án đặt loa phù hợp để tránh tình trạng khách ở xa không nghe được luật chơi.

Phần kỹ thuật không chỉ để “nghe rõ” mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến nhịp chương trình, năng lượng của MC và cảm xúc của khách tham gia. Doanh nghiệp có thể xem thêm bài vì sao âm thanh ánh sáng quyết định cảm xúc sự kiện để chuẩn bị tốt hơn cho các chương trình ngoài trời, sân khấu, Gala Dinner hoặc sự kiện đoàn đông.

3. Chuẩn bị đạo cụ theo từng trò chơi

Đạo cụ nên được phân loại trước theo từng phần của chương trình. Mỗi trò chơi cần có danh sách đạo cụ riêng, số lượng dự phòng và người phụ trách.

Không nên để đạo cụ lẫn lộn hoặc mới tìm khi chương trình đang diễn ra. Điều này dễ làm mất thời gian chuyển trò chơi và khiến chương trình bị ngắt nhịp.

Để tránh thiếu hoặc lẫn đạo cụ khi chương trình bắt đầu, ban tổ chức nên chuẩn bị checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner, gồm danh sách đạo cụ, số lượng dự phòng, người phụ trách, vị trí đặt đạo cụ, thứ tự sử dụng và phương án thay thế khi có phát sinh.

4. Phân công rõ nhân sự điều phối

Mỗi điều phối viên cần biết rõ mình phụ trách khu vực nào, đội nào hoặc hạng mục nào. Với đoàn đông, không thể để tất cả nhân sự cùng xử lý chung chung.

Cần phân công cụ thể: người hỗ trợ MC, người quản lý đạo cụ, người phụ trách âm thanh, người hỗ trợ từng đội, người theo dõi thời gian, người xử lý phát sinh và người liên hệ với trưởng đoàn.

Với các chương trình có nhiều đầu việc, doanh nghiệp nên có trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục để kiểm soát rõ ai phụ trách MC, đạo cụ, âm thanh, đội chơi, thời gian, phát sinh và liên hệ với trưởng đoàn trong suốt chương trình.

5. Kiểm tra danh sách đội và nhận diện đội

Nếu chương trình có chia đội, danh sách đội nên được chuẩn bị trước. Màu áo, băng tay, cờ đội, bảng tên hoặc các vật phẩm nhận diện cần sẵn sàng trước khi khách tập trung.

Để chương trình bắt đầu nhanh và không bị rối đội hình, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước cách chia đội Team Building để chương trình sôi động hơn, từ số lượng đội, danh sách thành viên, màu nhận diện, trưởng đội, vị trí tập kết đến thứ tự tham gia các thử thách.

Việc này giúp tiết kiệm thời gian, giúp khách dễ nhập cuộc và giúp chương trình bắt đầu đúng nhịp.

6. Chuẩn bị nước uống và khu vực nghỉ

Team Building là hoạt động vận động, đặc biệt trong thời tiết nắng nóng. Vì vậy, nước uống, khăn lạnh hoặc khu vực nghỉ ngắn cần được chuẩn bị trước.

Với các đoàn đông, nên bố trí khu vực nước uống dễ thấy, thuận tiện nhưng không cản trở sân chơi.

7. Rà soát phương án thời tiết và an toàn

Trước giờ chơi, cần kiểm tra lại thời tiết thực tế, hướng gió, nắng, khả năng mưa và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến chương trình.

Nếu thời tiết có dấu hiệu xấu, ban tổ chức cần sẵn sàng phương án rút gọn, đổi giờ, chuyển địa điểm hoặc điều chỉnh kịch bản.

Với các chương trình ngoài trời hoặc đoàn đông, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước phương án thời tiết dự phòng, bao gồm phương án rút gọn trò chơi, đổi khung giờ, chuyển địa điểm, bảo vệ thiết bị, điều phối khách và truyền thông thống nhất trong đoàn.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để chương trình Team Building được chuẩn bị kỹ hơn trước giờ chạy và hạn chế phát sinh trong quá trình vận hành, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Chuẩn bị trước giờ Team Building là bước quan trọng giúp chương trình diễn ra mượt mà, an toàn và chuyên nghiệp. Càng chuẩn bị kỹ, chương trình càng ít bị động khi vận hành thực tế.

New World Travel luôn thực hiện quy trình kiểm tra trước chương trình để đảm bảo từng hạng mục được sẵn sàng trước khi khách bước vào sân chơi.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình Team Building và cần một checklist vận hành rõ ràng trước giờ khách bước vào sân chơi?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói, từ khảo sát mặt bằng, xây dựng kịch bản, chuẩn bị MC, âm thanh, đạo cụ, nhận diện đội, nước uống, nhân sự điều phối, phương án thời tiết đến vận hành chương trình thực tế. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, địa điểm và ngân sách, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình diễn ra mượt mà, an toàn và chuyên nghiệp.

New World Travel – Chỉn chu từ khâu chuẩn bị, chuyên nghiệp trong từng chương trình Team Building.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế