Vì sao sự kiện cần trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục?

Một sự kiện chuyên nghiệp luôn cần phân công rõ người, rõ việc và rõ trách nhiệm. Khi mỗi hạng mục có trưởng nhóm phụ trách, chương trình sẽ hạn chế chồng chéo, xử lý phát sinh nhanh hơn và vận hành mạch lạc hơn tại hiện trường.

Trong các chương trình du lịch doanh nghiệp kết hợp Team Building và Gala Dinner, số lượng hạng mục cần chuẩn bị rất nhiều. Nếu mọi việc đều dồn vào một người hoặc không có phân công rõ ràng, chương trình dễ rơi vào tình trạng chồng chéo, thiếu kiểm soát và xử lý phát sinh chậm.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi phân công nhân sự, chia đầu việc, kiểm soát hạng mục, điều phối Team Building, Gala Dinner và xử lý phát sinh trong chương trình đoàn doanh nghiệp.

1. Mỗi hạng mục cần một người chịu trách nhiệm chính

Một chương trình doanh nghiệp có thể bao gồm nhiều hạng mục như xe, khách sạn, nhà hàng, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, quà tặng, media, khách VIP và danh sách khách.

Mỗi hạng mục nên có một người phụ trách chính để kiểm tra, theo dõi và báo cáo tình trạng. Điều này giúp ban tổ chức biết rõ ai chịu trách nhiệm cho từng phần công việc.

Để từng trưởng nhóm nắm rõ phần việc của mình, doanh nghiệp nên chuẩn bị checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner, trong đó ghi rõ hạng mục, người phụ trách, thời hạn hoàn thành, tình trạng kiểm tra và phương án dự phòng nếu có phát sinh.

2. Trưởng nhóm giúp thông tin được xử lý đúng tuyến

Khi phát sinh xảy ra, điều quan trọng là phải gọi đúng người có quyền xử lý. Nếu không có trưởng nhóm, mọi thông tin sẽ dồn về điều hành tổng, khiến quá trình xử lý bị chậm.

Với các đoàn đông, việc xử lý thông tin đúng tuyến cần gắn với phương án điều phối đoàn đông trong sự kiện, bao gồm phân nhóm khách, đầu mối từng xe, từng đội, từng khu vực, người phụ trách hiện trường và quy trình báo cáo khi có phát sinh.

Có trưởng nhóm từng hạng mục giúp thông tin được phân luồng rõ ràng hơn.

Để thông tin được phân luồng nhanh và chính xác hơn, đoàn lớn nên có nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng, giúp điều hành tổng, trưởng nhóm, hướng dẫn viên, MC, kỹ thuật và hậu cần biết chính xác ai phụ trách phần việc nào.

Vấn đề về xe do phụ trách xe xử lý, vấn đề về phòng do phụ trách khách sạn xử lý, vấn đề về kỹ thuật do phụ trách kỹ thuật xử lý.

3. Trưởng nhóm giúp kiểm soát tiến độ trước chương trình

Trước khi chương trình diễn ra, mỗi trưởng nhóm cần rà soát hạng mục mình phụ trách. Ví dụ, trưởng nhóm Team Building kiểm tra đạo cụ và sân chơi; trưởng nhóm Gala Dinner kiểm tra sân khấu, âm thanh, ánh sáng; trưởng nhóm hậu cần kiểm tra quà tặng, nước uống và vật phẩm.

Với phần Team Building, trưởng nhóm nên rà soát trước giờ Team Building các hạng mục như mặt bằng, âm thanh, đạo cụ, danh sách đội, nước uống và phương án an toàn. Với phần Gala Dinner, trưởng nhóm cần kiểm tra trước giờ Gala Dinner các hạng mục như sân khấu, backdrop, màn hình, micro, ánh sáng, quà tặng, danh sách vinh danh, timeline và phối hợp nhà hàng.

Cách làm này giúp hạn chế lỗi nhỏ bị bỏ sót trước giờ chương trình bắt đầu.

4. Gala Dinner cần phân công đặc biệt rõ

Gala Dinner là hạng mục có nhiều phần chạy song song: MC, kỹ thuật, nhà hàng, sân khấu, khách VIP, người phát biểu, vinh danh, trao giải và media.

Để các phần MC, kỹ thuật, nhà hàng, sân khấu, phát biểu, vinh danh, trao giải và media không bị chồng chéo, doanh nghiệp cần có kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp và xác định rõ vai trò của MC trong Gala Dinner doanh nghiệp ngay từ giai đoạn chuẩn bị.

Nếu không phân công rõ, chương trình rất dễ bị lệch nhịp.

Mỗi đầu việc cần có người phụ trách để đảm bảo các phần diễn ra đúng thời điểm và đúng kịch bản.

5. Điều hành tổng cần tập trung vào toàn cảnh

Điều hành tổng không nên phải xử lý tất cả chi tiết nhỏ. Vai trò của điều hành tổng là kiểm soát toàn bộ timeline, ra quyết định khi có vấn đề lớn và đảm bảo chương trình đi đúng mục tiêu.

Để điều hành tổng không bị cuốn vào các chi tiết nhỏ, doanh nghiệp cần chuẩn bị trước cách kiểm soát thời gian khi tổ chức chương trình đoàn lớn, từ lịch trình di chuyển, check-in, Team Building, Gala Dinner đến các điểm chuyển tiếp quan trọng trong ngày.

Các trưởng nhóm hạng mục giúp điều hành tổng có đủ thông tin để điều phối toàn cảnh hiệu quả hơn.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để việc phân công trưởng nhóm, điều phối nhân sự và kiểm soát thông tin trong chương trình đoàn đông được chủ động hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Sự kiện càng nhiều hạng mục, vai trò của trưởng nhóm phụ trách từng phần càng quan trọng. Phân công rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm giúp chương trình vận hành mạch lạc và xử lý phát sinh nhanh hơn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour công ty, Team Building, Gala Dinner hoặc sự kiện nội bộ có nhiều hạng mục cần phân công và điều phối rõ ràng?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói, từ tư vấn lịch trình, khảo sát mặt bằng, xây dựng kịch bản, phân công nhân sự, chuẩn bị MC, âm thanh ánh sáng, đạo cụ, hậu cần, nhóm điều phối, sơ đồ vận hành đến xử lý phát sinh trong chương trình thực tế. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và đặc điểm khách tham gia, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình diễn ra mạch lạc, đúng trách nhiệm và chuyên nghiệp.

New World Travel tổ chức sự kiện doanh nghiệp với quy trình phân công rõ ràng, giúp từng hạng mục được kiểm soát trước, trong và sau chương trình.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế