Những chi phí dễ phát sinh khi tổ chức tour đoàn kết hợp sự kiện

Tour đoàn kết hợp Team Building & Gala Dinner có nhiều hạng mục hơn tour thông thường nên rất dễ phát sinh chi phí nếu không làm rõ từ đầu. Các khoản như phòng đơn, phụ thu cuối tuần, âm thanh ánh sáng, backdrop, đồ uống, quá giờ, quà tặng và nhân sự bổ sung cần được dự trù trước.

Tour đoàn kết hợp sự kiện có nhiều hạng mục hơn tour du lịch thông thường. Vì vậy, doanh nghiệp cần dự trù kỹ các chi phí có thể phát sinh.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp nhận diện rõ các nhóm chi phí dễ phát sinh khi tổ chức tour đoàn kết hợp sự kiện, từ phòng đơn, thay đổi số lượng khách, phụ thu cuối tuần, cao điểm, Team Building, Gala Dinner đến thay đổi sát ngày và truyền thông sau chương trình.

1. Phụ thu phòng đơn và thay đổi số lượng khách

Nếu số lượng nam nữ không cân đối, khách ở riêng, lãnh đạo cần phòng riêng hoặc có khách phát sinh, chi phí phòng đơn có thể xuất hiện.

Để hạn chế phát sinh phòng đơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án chia xe, chia phòng, chia nhóm ngay từ đầu, trong đó làm rõ danh sách khách, giới tính, phòng lãnh đạo, phòng gia đình, khách ở riêng, khách phát sinh và các yêu cầu lưu trú đặc biệt.

Danh sách khách nên được chốt sớm để kiểm soát chi phí phòng.

Ngay từ giai đoạn yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, gồm số lượng khách, giới tính, danh sách phòng, khách VIP, khách cần phòng riêng, khách gia đình và các trường hợp có khả năng phát sinh.

2. Phụ thu cuối tuần, cao điểm và lễ Tết

Khách sạn, xe, nhà hàng, vé máy bay và dịch vụ sự kiện có thể tăng giá vào cuối tuần, mùa hè hoặc giai đoạn cao điểm.

Khi khách sạn, xe, nhà hàng, vé máy bay và dịch vụ sự kiện tăng giá vào cuối tuần, mùa hè hoặc giai đoạn cao điểm, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá khi chọn đơn vị tổ chức tour đoàn, mà cần đối chiếu tiêu chuẩn dịch vụ, thời điểm tổ chức, hạng mục bao gồm, điều kiện phụ thu và khả năng giữ dịch vụ thực tế.

Doanh nghiệp cần xác định thời điểm tổ chức để có ngân sách sát thực tế.

Thời điểm tổ chức, phụ thu cuối tuần, cao điểm, lễ Tết và điều kiện áp dụng cần được thể hiện rõ trong báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp, để doanh nghiệp có cơ sở dự trù ngân sách sát thực tế và tránh hiểu nhầm sau khi chốt phương án.

3. Chi phí Team Building

Team Building có thể phát sinh chi phí MC, âm thanh, đạo cụ, áo đội, cờ đội, giải thưởng, điều phối viên, nước uống, y tế cơ bản và phương án dự phòng.

Các hạng mục như MC, âm thanh, đạo cụ, áo đội, cờ đội, giải thưởng, điều phối viên, nước uống, y tế cơ bản và phương án dự phòng nên được rà soát trong checklist trước giờ Team Building. Trong đó, MC Team Building có kinh nghiệm và phương án chia đội Team Building hợp lý sẽ giúp chương trình vận hành mạch lạc hơn, hạn chế phát sinh do thiếu nhân sự, thiếu đạo cụ hoặc chia đội chưa phù hợp.

Không nên chỉ tính Team Building như một hoạt động phụ.

Thay vì xem Team Building như một hoạt động phụ, doanh nghiệp nên xác định Team Building nên vui là chính hay cần truyền thông điệp, đồng thời lựa chọn concept Team Building phù hợp với doanh nghiệp để chi phí cho MC, đạo cụ, điều phối viên, giải thưởng và phương án dự phòng phục vụ đúng mục tiêu chương trình.

4. Chi phí Gala Dinner

Gala Dinner có thể gồm sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn hình, backdrop, MC, vinh danh, quà tặng, mini game, văn nghệ, đồ uống và phí phục vụ.

Với Gala Dinner, doanh nghiệp cần làm rõ các hạng mục âm thanh ánh sáng, vai trò của MC trong Gala Dinner doanh nghiệp, phần vinh danh, trao giải và mini game, đồng thời đưa toàn bộ nội dung sân khấu, màn hình, backdrop, quà tặng, văn nghệ, đồ uống và phí phục vụ vào kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp để kiểm soát chi phí và chất lượng triển khai.

Các hạng mục này cần được tách rõ trong báo giá.

Sau khi các hạng mục Gala Dinner được tách rõ trong báo giá, ban tổ chức vẫn cần rà soát checklist trước giờ Gala Dinner và tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn để kiểm tra sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn hình, backdrop, MC, vinh danh, quà tặng, mini game, văn nghệ, đồ uống, phí phục vụ và timeline ra món.

5. Chi phí thay đổi sát ngày và truyền thông

Thay đổi thực đơn, đổi phòng, tăng khách, chỉnh thiết kế, bổ sung quà tặng, quay phim, chụp ảnh hoặc dựng video recap đều có thể phát sinh.

Với các thay đổi như đổi phòng, tăng khách, điều chỉnh lịch trình, thay đổi thực đơn, chỉnh thiết kế, bổ sung quà tặng, quay phim, chụp ảnh hoặc dựng video recap, doanh nghiệp nên có quy trình xử lý khách thay đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình sát ngày để đánh giá tác động đến chi phí, nhà cung cấp, thời gian chuẩn bị và chất lượng chương trình.

Doanh nghiệp nên có khoản dự phòng hợp lý.

Để khoản dự phòng được tính đúng và không bị phân tán qua quá nhiều đầu mối, doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Team Building và Gala Dinner riêng, giúp các chi phí phát sinh liên quan đến tour, khách sạn, nhà hàng, kỹ thuật, quà tặng, truyền thông và điều phối được kiểm soát đồng bộ hơn.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để kiểm soát chi phí phát sinh khi tổ chức tour đoàn kết hợp sự kiện tốt hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Tour đoàn kết hợp sự kiện cần được dự trù ngân sách theo từng nhóm hạng mục để hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch.

Khi ngân sách được dự trù theo từng nhóm hạng mục, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để tổ chức chương trình đoàn đông đúng giờ, đúng dịch vụ, đúng cảm xúc, thay vì chỉ kiểm soát tổng chi phí mà bỏ sót các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

New World Travel tư vấn ngân sách tour doanh nghiệp minh bạch, rõ hạng mục và phù hợp mục tiêu tổ chức.

Trước khi xác nhận phương án, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức, đặc biệt ở khả năng tư vấn ngân sách minh bạch, tách rõ hạng mục, dự trù chi phí phát sinh, điều phối Team Building - Gala Dinner và xử lý các thay đổi trong quá trình triển khai.

Doanh nghiệp đang cần dự trù ngân sách cho tour đoàn kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh, tri ân hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn số lượng khách, cơ cấu phòng, phụ thu cuối tuần, cao điểm, lễ Tết, chi phí Team Building, chi phí Gala Dinner, MC, âm thanh ánh sáng, backdrop, đạo cụ, quà tặng, mini game, đồ uống, phí phục vụ, thay đổi sát ngày, truyền thông sau chương trình đến khoản dự phòng hợp lý. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ tư vấn phương án minh bạch, rõ hạng mục, hạn chế phát sinh ngoài kế hoạch và phù hợp với giá trị chương trình.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế