Vì sao đoàn lớn cần có bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng

Với đoàn lớn, chỉ dùng điện thoại hoặc nhắn tin nhóm thường không đủ để xử lý tình huống nhanh tại hiện trường. Bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự giúp thông tin được truyền ngay, đúng người, đúng việc và hạn chế rối trong các hạng mục Team Building – Gala Dinner.

Với các chương trình đoàn lớn, hệ thống điều phối rõ ràng là yếu tố rất quan trọng. Đặc biệt trong Team Building và Gala Dinner, thông tin cần được truyền nhanh, đúng người và đúng thời điểm.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ vì sao đoàn lớn cần có bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng để thông tin được truyền nhanh, đúng người, đúng việc và hạn chế rối trong các hạng mục Team Building – Gala Dinner.

1. Bộ đàm giúp liên lạc tức thì

Trong không gian rộng như bãi biển, resort, hội trường hoặc khu Gala Dinner, bộ đàm giúp các bộ phận liên lạc nhanh hơn điện thoại.

Với các chương trình có không gian rộng và nhiều điểm vận hành cùng lúc, doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án điều phối đoàn đông trong sự kiện, trong đó xác định rõ ai phụ trách khu vực sân khấu, khu khách ngồi, khu kỹ thuật, khu trò chơi, khu nhà hàng, khu xe và các điểm tập trung khách.

Các thông tin như đội chơi vào vị trí, MC chờ tín hiệu, kỹ thuật mở nhạc, nhà hàng ra món hoặc xe đã đủ khách cần được truyền ngay.

Những tín hiệu như đội chơi vào vị trí, MC chờ hiệu lệnh, kỹ thuật mở nhạc hoặc xe đã đủ khách cần được truyền nhanh để chương trình không bị ngắt nhịp. Vì vậy, MC Team Building có kinh nghiệm, hệ thống âm thanh ánh sáng được kiểm soát tốt và phương án chia xe, chia phòng, chia nhóm rõ ràng sẽ giúp toàn bộ đoàn phối hợp nhịp nhàng hơn.

2. Nhóm điều phối cần chia vai rõ

Một chương trình lớn nên có tổng điều phối, phụ trách xe, khách sạn, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, đạo cụ, quà tặng, nhà hàng và truyền thông.

Với đoàn quy mô lớn, đặc biệt từ 100 - 300 khách, việc phân vai tổng điều phối, phụ trách xe, khách sạn, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, đạo cụ, quà tặng, nhà hàng và truyền thông cần được đặt trong phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách để mọi đầu việc có người chịu trách nhiệm rõ ràng.

Mỗi người cần biết phần việc của mình để tránh dồn việc vào một đầu mối.

Khi từng vị trí đã rõ nhiệm vụ, vai trò của trưởng đoàn trong tour doanh nghiệp kết hợp Team Building & Gala Dinner cũng được phát huy tốt hơn, vì trưởng đoàn có thể phối hợp đúng người phụ trách từng đầu việc thay vì phải xử lý mọi phát sinh qua một đầu mối duy nhất.

3. Sơ đồ nhân sự giúp xử lý đúng người

Khi phát sinh, điều quan trọng là gọi đúng người có trách nhiệm xử lý. Nếu không rõ ai phụ trách hạng mục nào, thời gian xử lý sẽ kéo dài.

Để gọi đúng người khi phát sinh, doanh nghiệp nên phân công trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục như xe, khách sạn, nhà hàng, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, đạo cụ, quà tặng, truyền thông và chăm sóc khách, giúp thông tin không bị đi vòng hoặc xử lý sai đầu mối.

Sơ đồ nhân sự giúp ban tổ chức phản ứng nhanh hơn.

Khi sơ đồ nhân sự rõ ràng, ban tổ chức sẽ kiểm soát thời gian khi tổ chức chương trình đoàn lớn tốt hơn, đặc biệt ở các mốc tập trung khách, di chuyển, vào khu Team Building, chuyển sang Gala Dinner, phục vụ món, vinh danh và kết chương trình.

4. Đoàn lớn luôn có nhiều phát sinh nhỏ

Thiếu khách, đổi xe, lỗi micro, thiếu đạo cụ, chậm món, thay đổi danh sách vinh danh hoặc khách cần hỗ trợ y tế đều là các tình huống có thể xảy ra.

Với các phát sinh như thiếu khách, ban tổ chức cần có phương án xử lý khách đến muộn so với timeline. Với các vấn đề liên quan đến thiếu đạo cụ, cần rà soát checklist trước giờ Team Building. Trường hợp chậm món hoặc thay đổi danh sách vinh danh, doanh nghiệp nên sắp xếp timeline Gala Dinner hợp lý, xác định rõ phần vinh danh, trao giải và mini game, đồng thời kiểm tra checklist trước giờ Gala Dinner để hạn chế sai sót khi chương trình đã bắt đầu.

Hệ thống điều phối tốt giúp các phát sinh này không ảnh hưởng quá lớn đến chương trình.

Để các phát sinh nhỏ không làm ảnh hưởng lớn đến chương trình, doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Team Building, Gala Dinner, khách sạn, xe, nhà hàng, kỹ thuật và điều phối thành nhiều đầu mối riêng lẻ.

5. Công cụ điều phối giúp giữ nhịp chương trình

Team Building và Gala Dinner đều cần sự ăn khớp giữa MC, kỹ thuật, điều phối viên, nhà hàng và khách hàng.

Để Team Building và Gala Dinner ăn khớp giữa MC, kỹ thuật, điều phối viên, nhà hàng và khách hàng, doanh nghiệp cần làm rõ vai trò của MC trong Gala Dinner doanh nghiệp, tổ chức tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn, kiểm tra sự phối hợp với nhà hàng, khách sạn, hội trường khi làm Gala Dinner ở nước ngoài và đưa các điểm chuyển nhịp quan trọng vào kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp.

Khi liên lạc tốt, chương trình sẽ ít bị đứt mạch.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để hệ thống điều phối đoàn lớn được chuẩn bị đầy đủ hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Đoàn lớn cần bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng để vận hành nhanh, đúng người và hạn chế rối tại hiện trường.

Các hạng mục như bộ đàm, nhóm điều phối, sơ đồ nhân sự, nhân sự kỹ thuật, điều phối viên Team Building, điều phối Gala Dinner và phương án xử lý phát sinh cũng nên được thể hiện rõ trong báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp, để doanh nghiệp hiểu đúng phạm vi dịch vụ trước khi triển khai.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour đoàn lớn kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình, sơ đồ nhân sự, nhóm điều phối, bộ đàm, phân vai phụ trách xe, khách sạn, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, đạo cụ, quà tặng, nhà hàng, truyền thông đến phương án xử lý phát sinh tại hiện trường. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để thông tin được truyền nhanh, đúng người, đúng việc và chương trình vận hành mạch lạc hơn.

New World Travel điều phối tour doanh nghiệp đoàn lớn bằng quy trình rõ ràng và đội ngũ bám sát từng hạng mục.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn