Doanh nghiệp cần cung cấp thông tin gì trước khi yêu cầu báo giá tour

Để có báo giá tour kết hợp Team Building & Gala Dinner sát thực tế, doanh nghiệp cần cung cấp nhiều hơn số lượng khách và điểm đến. Các thông tin về thời gian, ngân sách, tiêu chuẩn dịch vụ, mục tiêu chương trình, yêu cầu sự kiện và đặc điểm đoàn sẽ giúp phương án được xây dựng chính xác hơn.

Khi yêu cầu báo giá tour doanh nghiệp kết hợp sự kiện, việc cung cấp đầy đủ thông tin ban đầu sẽ giúp đơn vị tổ chức xây dựng phương án sát thực tế hơn.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp chuẩn bị thông tin đầu vào đầy đủ hơn trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, từ số lượng khách, thời gian, thời lượng, điểm đến, tiêu chuẩn dịch vụ, yêu cầu Team Building - Gala Dinner đến mục tiêu tổ chức chương trình.

1. Số lượng khách dự kiến

Doanh nghiệp nên cung cấp số lượng khách tương đối sát, ví dụ 50, 100, 200 hoặc 300 khách.

Với các đoàn từ 100 - 300 khách, số lượng khách dự kiến không chỉ ảnh hưởng đến báo giá mà còn quyết định phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách, bao gồm nhân sự phụ trách, chia xe, chia nhóm, check-in khách sạn, bố trí Team Building, Gala Dinner và xử lý phát sinh.

Nếu có trẻ em, người lớn tuổi, khách VIP hoặc khách nước ngoài, các thông tin này cũng nên được chia sẻ để thiết kế dịch vụ phù hợp.

Những thông tin về trẻ em, người lớn tuổi, khách VIP hoặc khách nước ngoài cũng giúp đơn vị tổ chức lựa chọn khách sạn phù hợp cho đoàn vừa nghỉ dưỡng vừa tổ chức Gala Dinner, đặc biệt ở các tiêu chí như loại phòng, vị trí phòng, thang máy, bữa sáng, nhà hàng, hội trường, khả năng hỗ trợ đoàn đông và tiêu chuẩn phục vụ khách đặc biệt.

2. Thời gian và thời lượng chương trình

Thời điểm tổ chức vào ngày thường, cuối tuần, mùa hè, lễ Tết hoặc cao điểm sẽ ảnh hưởng đến giá dịch vụ.

Do thời điểm tổ chức có thể làm thay đổi giá dịch vụ, doanh nghiệp nên lường trước các chi phí phát sinh trong tour đoàn kết hợp sự kiện, nhất là vào cuối tuần, mùa hè, lễ Tết, cao điểm du lịch hoặc khi cần giữ dịch vụ sát ngày.

Thời lượng như 2 ngày 1 đêm, 3 ngày 2 đêm hoặc 4 ngày 3 đêm sẽ quyết định số bữa ăn, số đêm lưu trú và cách bố trí sự kiện.

Khi thời lượng chương trình đã rõ, doanh nghiệp cần kiểm soát thời gian khi tổ chức chương trình đoàn lớn để bố trí hợp lý các mốc di chuyển, ăn uống, lưu trú, Team Building, Gala Dinner, nghỉ ngơi, chụp ảnh và các khoảng đệm xử lý phát sinh.

3. Điểm đến và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn

Doanh nghiệp có thể đã có điểm đến cụ thể hoặc cần tư vấn tuyến phù hợp. Tiêu chuẩn khách sạn, xe, thực đơn, phòng nghỉ và không gian tổ chức cũng cần được làm rõ.

Các thông tin về điểm đến, tiêu chuẩn khách sạn, xe, thực đơn, phòng nghỉ và không gian tổ chức cần được thể hiện rõ trong báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp, để doanh nghiệp dễ so sánh phạm vi dịch vụ, tiêu chuẩn triển khai, điều kiện phát sinh và trách nhiệm của từng hạng mục.

Cùng một điểm đến nhưng tiêu chuẩn dịch vụ khác nhau sẽ tạo ra ngân sách khác nhau.

Vì cùng một điểm đến nhưng tiêu chuẩn dịch vụ khác nhau sẽ tạo ra ngân sách khác nhau, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá khi chọn đơn vị tổ chức tour đoàn, mà cần đối chiếu cả tiêu chuẩn khách sạn, bữa ăn, xe, không gian tổ chức, nhân sự điều phối, thiết bị sự kiện và phương án dự phòng.

4. Yêu cầu Team Building và Gala Dinner

Nếu có Team Building, cần cho biết quy mô, mức độ vận động, concept, MC, âm thanh, đạo cụ và giải thưởng mong muốn.

Với phần Team Building, doanh nghiệp nên xác định concept Team Building phù hợp với doanh nghiệp, lựa chọn MC Team Building có kinh nghiệm và chuẩn bị checklist trước giờ Team Building để các hạng mục như quy mô, mức độ vận động, âm thanh, đạo cụ, giải thưởng, chia đội và an toàn hiện trường được triển khai rõ ràng.

Nếu có Gala Dinner, cần xác định mức độ chương trình: cơ bản, chuyên nghiệp hay cao cấp; có vinh danh, sân khấu, âm thanh ánh sáng, màn LED, mini game hay không.

Với phần Gala Dinner, doanh nghiệp cần xác định kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp ở mức cơ bản, chuyên nghiệp hay cao cấp, đồng thời làm rõ các hạng mục âm thanh ánh sáng, sân khấu, màn LED, vinh danh, trao giải và mini game để đơn vị tổ chức xây dựng phương án phù hợp ngay từ đầu.

5. Mục tiêu chương trình

Doanh nghiệp tổ chức chuyến đi để nghỉ dưỡng, gắn kết, tri ân, vinh danh, kỷ niệm thành lập hay kick-off chiến dịch?

Nếu mục tiêu là gắn kết nội bộ, doanh nghiệp cần xác định Team Building nên vui là chính hay cần truyền thông điệp. Nếu mục tiêu là tri ân, vinh danh, kỷ niệm thành lập hoặc kick-off chiến dịch, chương trình nên có điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner để thông điệp được truyền tải rõ và tạo dấu ấn với người tham dự.

Mục tiêu sẽ quyết định phong cách lịch trình, concept và kịch bản sự kiện.

Khi mục tiêu đã rõ, doanh nghiệp có thể xây dựng concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp và sắp xếp timeline Gala Dinner phù hợp, giúp phong cách lịch trình, concept, lời dẫn, điểm nhấn chương trình và kịch bản sự kiện đi đúng định hướng ban đầu.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để chuẩn bị thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện đầy đủ và chính xác hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Cung cấp thông tin đầy đủ giúp báo giá sát hơn, phương án phù hợp hơn và hạn chế phát sinh trong quá trình triển khai.

Nếu thông tin ban đầu chưa đầy đủ hoặc thay đổi quá sát ngày, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình, cập nhật thực đơn, quà tặng, danh sách vinh danh hoặc timeline chương trình, vì vậy cần có quy trình xử lý khách thay đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình sát ngày để hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ.

New World Travel tư vấn tour doanh nghiệp kết hợp Team Building & Gala Dinner theo nhu cầu, ngân sách và mục tiêu riêng của từng đoàn.

Với chương trình có nhiều hạng mục như tour, khách sạn, xe, ăn uống, Team Building, Gala Dinner, thiết bị, nhân sự điều phối và xử lý phát sinh, doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Team Building và Gala Dinner riêng, giúp phương án tư vấn, báo giá và vận hành được đồng bộ hơn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị yêu cầu báo giá tour kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh, tri ân, kick-off hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn thông tin đầu vào, số lượng khách, thời gian, thời lượng, điểm đến, tiêu chuẩn khách sạn, xe, thực đơn, phòng nghỉ, không gian tổ chức, yêu cầu Team Building, Gala Dinner, concept, MC, âm thanh, đạo cụ, giải thưởng, sân khấu, vinh danh, mini game đến xây dựng phương án phù hợp với ngân sách và mục tiêu riêng của từng đoàn. Với thông tin càng rõ, New World Travel càng có cơ sở để tư vấn phương án sát thực tế, hạn chế phát sinh và tối ưu trải nghiệm cho doanh nghiệp.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn