Cách chia xe, chia phòng, chia nhóm để đoàn đông vận hành mượt mà

Với đoàn đông, chia xe, chia phòng và chia nhóm không chỉ là việc hành chính mà ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ toàn chương trình. Phân chia hợp lý giúp khách dễ theo dõi thông tin, di chuyển đúng giờ, nhận phòng nhanh và tham gia Team Building – Gala Dinner thuận lợi hơn.

Chia xe, chia phòng và chia nhóm là hạng mục quan trọng trong tour doanh nghiệp đoàn đông. Nếu không chuẩn bị rõ từ đầu, chương trình dễ bị chậm và phát sinh rối.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi chia xe, chia phòng, chia nhóm cho đoàn đông, từ danh sách khách, trưởng xe, hướng dẫn viên phụ trách, danh sách phòng, đội Team Building, thông tin trang phục đến đầu mối phụ trách từng nhóm.

1. Chia xe theo nhóm phù hợp

Có thể chia xe theo phòng ban, chi nhánh, nhóm làm việc hoặc danh sách đăng ký. Mỗi xe cần có danh sách khách, trưởng xe, hướng dẫn viên phụ trách và giờ tập trung rõ ràng.

Với đoàn quy mô lớn, đặc biệt từ 100 - 300 khách, việc chia xe cần được đặt trong phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách, gồm danh sách khách từng xe, trưởng xe, hướng dẫn viên phụ trách, giờ tập trung, kênh liên lạc, điểm đón trả và đầu mối xử lý phát sinh.

Điều này giúp điểm danh nhanh và truyền thông tin hiệu quả.

Để việc điểm danh và truyền thông tin hiệu quả hơn, đoàn lớn nên có bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng, giúp trưởng đoàn, hướng dẫn viên, trưởng xe, điều hành, khách sạn, nhà hàng và bộ phận sự kiện cập nhật thông tin nhanh, đúng người và đúng thời điểm.

2. Chia phòng trước khi khởi hành

Danh sách phòng cần thể hiện rõ tên khách, loại phòng, giới tính, phòng lãnh đạo, phòng gia đình và yêu cầu đặc biệt.

Ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, gồm danh sách khách, giới tính, loại phòng, phòng lãnh đạo, phòng gia đình, khách cần hỗ trợ riêng, yêu cầu đặc biệt, tiêu chuẩn khách sạn và các lưu ý khi nhận phòng.

Chuẩn bị tốt giúp check-in nhanh và giảm áp lực tại sảnh khách sạn.

Để quá trình check-in diễn ra nhanh hơn, doanh nghiệp cũng cần chọn khách sạn phù hợp cho đoàn vừa nghỉ dưỡng vừa tổ chức Gala Dinner, trong đó đánh giá sức chứa phòng, quy mô sảnh, số lượng thang máy, khu vực tập kết hành lý, nhà hàng, hội trường và khả năng hỗ trợ đoàn đông.

3. Chia nhóm Team Building cân bằng

Các đội Team Building nên cân bằng về số lượng, giới tính, độ tuổi và thể lực. Nếu các đội quá lệch, chương trình dễ mất cân bằng thi đua.

Khi chia đội, doanh nghiệp nên tham khảo cách chia đội Team Building để chương trình sôi động hơn, trong đó cần cân bằng số lượng thành viên, giới tính, độ tuổi, thể lực, đội trưởng, màu đội, nhận diện đội và khả năng tham gia của từng nhóm khách.

Tùy mục tiêu, có thể chia theo phòng ban hoặc trộn ngẫu nhiên để tăng kết nối.

Cách chia đội cũng nên đi theo concept Team Building phù hợp với doanh nghiệp, bởi chương trình thiên về kết nối nội bộ, giao lưu phòng ban, phá băng, thi đua hay truyền thông điệp sẽ cần cách chia nhóm khác nhau.

4. Đồng bộ thông tin trước chương trình

Khách nên biết rõ mình thuộc xe nào, phòng nào, đội nào, giờ tập trung, trang phục Team Building, trang phục Gala Dinner và người phụ trách hỗ trợ.

Các thông tin về xe, phòng, đội, giờ tập trung, trang phục Team Building, trang phục Gala Dinner và người phụ trách hỗ trợ nên được đưa vào checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner để ban tổ chức rà soát và gửi thông tin thống nhất cho khách trước khi khởi hành.

Thông tin càng rõ, chương trình càng ít rối.

Khi thông tin được truyền rõ từ đầu, phương án điều phối đoàn đông trong sự kiện sẽ mạch lạc hơn, hạn chế nhầm xe, nhầm phòng, nhầm đội, trễ giờ tập trung hoặc thiếu người phụ trách tại các điểm chuyển tiếp của chương trình.

5. Có đầu mối phụ trách từng nhóm

Với đoàn lớn, mỗi nhóm hoặc mỗi xe nên có người đại diện phụ trách nhắc lịch, điểm danh và báo thông tin về ban tổ chức.

Người đại diện từng nhóm hoặc từng xe cần được phân vai rõ như trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục, giúp việc nhắc lịch, điểm danh, cập nhật thông tin, báo phát sinh và phối hợp với ban tổ chức diễn ra nhanh hơn.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để việc chia xe, chia phòng, chia nhóm và điều phối đoàn đông được chủ động hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Chia xe, chia phòng và chia nhóm khoa học giúp đoàn đông vận hành mượt mà hơn từ lúc khởi hành đến khi kết thúc chương trình.

Khi phương án chia xe, chia phòng và chia nhóm được chuẩn hóa, ban tổ chức sẽ kiểm soát thời gian khi tổ chức chương trình đoàn lớn tốt hơn, từ khởi hành, điểm danh, lên xe, nhận phòng, Team Building, Gala Dinner đến các mốc kết thúc chương trình.

New World Travel xây dựng phương án điều phối đoàn dựa trên danh sách khách, quy mô đoàn và mục tiêu tổ chức của doanh nghiệp.

Với các đoàn đông có nhiều hạng mục như xe, phòng, Team Building, Gala Dinner, ăn uống, khách sạn và điều phối, doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Team Building và Gala Dinner riêng, giúp thông tin đoàn, lịch trình, nhân sự, chi phí và xử lý phát sinh được kiểm soát đồng bộ hơn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour đoàn đông kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình, chia xe, chia phòng, chia nhóm, danh sách khách, trưởng xe, hướng dẫn viên phụ trách, check-in khách sạn, đội Team Building, trang phục, thông tin trước chương trình, đầu mối từng nhóm đến phương án điều phối và xử lý phát sinh trong suốt hành trình. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để đoàn đông vận hành mượt mà, đúng giờ, rõ thông tin và giàu trải nghiệm.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn