Vì sao không nên chỉ so sánh giá khi chọn đơn vị tổ chức tour đoàn?

Giá là yếu tố quan trọng, nhưng nếu chỉ so sánh giá thấp nhất, doanh nghiệp có thể bỏ qua chất lượng dịch vụ, khả năng điều phối, kinh nghiệm tổ chức sự kiện và các chi phí phát sinh. Một chương trình đoàn thành công cần được đánh giá bằng tổng thể giá trị, không chỉ bằng con số báo giá ban đầu.

Giá là yếu tố quan trọng khi lựa chọn đơn vị tổ chức tour đoàn, nhưng không nên là tiêu chí duy nhất. Doanh nghiệp cần đánh giá tổng thể chất lượng dịch vụ và năng lực vận hành.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi đánh giá báo giá tour đoàn, không chỉ nhìn vào giá thấp nhất mà cần xem xét tổng thể chất lượng dịch vụ, hạng mục triển khai, năng lực điều phối, kinh nghiệm tổ chức sự kiện và khả năng kiểm soát chi phí phát sinh.

1. Cùng một điểm đến nhưng dịch vụ có thể rất khác

Tour cùng tuyến Hạ Long, Sầm Sơn, Đà Nẵng hay Phú Quốc có thể chênh lệch lớn về chất lượng khách sạn, thực đơn, xe, hướng dẫn viên, vị trí phòng và dịch vụ sự kiện.

Để so sánh báo giá chính xác hơn, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, gồm điểm đến, số lượng khách, tiêu chuẩn khách sạn, thực đơn, xe, hướng dẫn viên, vị trí phòng và yêu cầu dịch vụ sự kiện. Riêng với đoàn có lưu trú và Gala Dinner, việc chọn khách sạn phù hợp cho đoàn vừa nghỉ dưỡng vừa tổ chức Gala Dinner cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng trải nghiệm và ngân sách.

Nếu chỉ nhìn tổng giá, doanh nghiệp khó đánh giá đúng giá trị thực tế.

Ngoài tổng giá, doanh nghiệp nên kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng, gồm kinh nghiệm tổ chức đoàn, khả năng điều phối, hồ sơ chương trình, nhân sự phụ trách, nhà cung cấp dịch vụ, phương án dự phòng và cách xử lý phát sinh trong quá trình triển khai.

2. Team Building và Gala Dinner không nên làm cho có

Một chương trình giá thấp có thể chỉ bao gồm vài trò chơi đơn giản hoặc một bữa tối có backdrop.

Nếu Team Building chỉ dừng ở vài trò chơi đơn giản, doanh nghiệp khó truyền tải được tinh thần nội bộ, vì vậy cần xác định Team Building nên vui là chính hay cần truyền thông điệp. Tương tự, nếu Gala Dinner chỉ là một bữa tối có backdrop, doanh nghiệp nên cân nhắc phần vinh danh, trao giải và mini game để chương trình có điểm nhấn rõ hơn.

Trong khi đó, chương trình chuyên nghiệp cần concept, MC, đạo cụ, điều phối, âm thanh ánh sáng và kịch bản cảm xúc.

Một chương trình được đầu tư bài bản cần có concept Team Building phù hợp với doanh nghiệp, MC Team Building có kinh nghiệm, hệ thống âm thanh ánh sáng được kiểm soát tốt và kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp để các phần nội dung không rời rạc, không làm cho có và tạo được cảm xúc đúng mục tiêu.

Chênh lệch giá thường đến từ chênh lệch hạng mục và chất lượng thực hiện.

Để hiểu rõ sự khác nhau giữa các hạng mục và chất lượng thực hiện, doanh nghiệp nên rà soát checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner, gồm nhân sự, đạo cụ, âm thanh, sân khấu, quà tặng, timeline, phương án dự phòng và các đầu mối phụ trách.

3. Báo giá thấp có thể chưa bao gồm đủ chi phí

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ báo giá đã gồm VAT, âm thanh ánh sáng, MC, backdrop, đạo cụ, quà tặng, giải thưởng, chi phí ngoài giờ và phụ thu cao điểm hay chưa.

Một báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp cần thể hiện rõ các hạng mục đã bao gồm và chưa bao gồm, như VAT, âm thanh ánh sáng, MC, backdrop, đạo cụ, quà tặng, giải thưởng, chi phí ngoài giờ và phụ thu cao điểm. Đây cũng là nhóm chi phí phát sinh doanh nghiệp cần làm rõ trước khi xác nhận chương trình.

Nếu không rõ, ngân sách thực tế có thể tăng sau khi chốt.

Khi ngân sách thực tế tăng sau khi chốt, nguyên nhân có thể đến từ thay đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình, tăng giảm khách, điều chỉnh thực đơn, quà tặng hoặc timeline chương trình. Vì vậy, doanh nghiệp nên có quy trình xử lý khách thay đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình sát ngày để hạn chế ảnh hưởng đến chi phí và chất lượng dịch vụ.

4. Năng lực điều phối khó nhìn thấy trong báo giá

Đoàn đông cần nhân sự bám xe, bám phòng, bám nhà hàng, bám Team Building và bám Gala Dinner.

Với đoàn quy mô lớn, đặc biệt từ 100 - 300 khách, doanh nghiệp cần chuẩn bị phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách, trong đó có cách chia xe, chia phòng, chia nhóm rõ ràng và vai trò của trưởng đoàn trong tour doanh nghiệp kết hợp Team Building & Gala Dinner để phối hợp thông tin giữa khách, hướng dẫn viên, khách sạn, nhà hàng và ban tổ chức.

Nếu nhân sự điều phối mỏng, chương trình rất dễ rối dù báo giá ban đầu hấp dẫn.

Để chương trình không bị rối vì nhân sự điều phối mỏng, doanh nghiệp cần có phương án điều phối đoàn đông trong sự kiện, chuẩn bị bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng, đồng thời cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Team Building và Gala Dinner riêng thành nhiều đầu mối khó kiểm soát.

5. Giá tốt là giá phù hợp với mục tiêu

Không phải giá rẻ nhất là tốt nhất.

Thay vì chỉ chọn giá rẻ nhất, doanh nghiệp nên đánh giá liệu phương án đó có giúp chương trình đoàn đông đúng giờ, đúng dịch vụ, đúng cảm xúc hay không, vì đây mới là thước đo thực tế của một chương trình tour đoàn kết hợp sự kiện chuyên nghiệp.

Giá phù hợp là giá đúng với tiêu chuẩn dịch vụ, ngân sách, mục tiêu chương trình và kỳ vọng trải nghiệm của doanh nghiệp.

Khi giá được đặt trong mối tương quan với mục tiêu chương trình và kỳ vọng trải nghiệm, doanh nghiệp cũng cần xây dựng concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp và tạo điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner để chi phí bỏ ra thực sự phục vụ đúng thông điệp, hình ảnh và giá trị mà doanh nghiệp muốn truyền tải.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để đánh giá báo giá tour đoàn đầy đủ hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Doanh nghiệp nên đánh giá báo giá dựa trên tổng thể dịch vụ, hạng mục, kinh nghiệm và khả năng vận hành, không chỉ dựa vào giá thấp nhất.

Với tour đoàn có kết hợp Team Building, Gala Dinner hoặc sự kiện doanh nghiệp, doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị vừa làm du lịch vừa tổ chức sự kiện để đánh giá đồng bộ cả lịch trình, dịch vụ du lịch, kịch bản chương trình, nhân sự điều phối, thiết bị, hạng mục sự kiện và khả năng vận hành thực tế.

New World Travel tư vấn phương án tour doanh nghiệp minh bạch, rõ hạng mục và phù hợp giá trị thực tế.

Doanh nghiệp đang so sánh báo giá tour đoàn kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình, tiêu chuẩn khách sạn, xe, thực đơn, hướng dẫn viên, vị trí phòng, dịch vụ sự kiện, concept, MC, đạo cụ, âm thanh ánh sáng, kịch bản Gala Dinner, nhân sự điều phối, báo giá rõ hạng mục, chi phí phát sinh đến phương án vận hành thực tế. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và kỳ vọng trải nghiệm, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để doanh nghiệp không chỉ có một mức giá hợp lý, mà còn có một chương trình đúng dịch vụ, đúng giá trị và đúng cảm xúc.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn