Vai trò của trưởng đoàn trong tour doanh nghiệp kết hợp Team Building

Trưởng đoàn là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp, khách tham gia và đơn vị tổ chức. Trong tour kết hợp Team Building & Gala Dinner, trưởng đoàn giúp kiểm soát thông tin, hỗ trợ điều phối, xử lý phát sinh và giữ tinh thần chung của toàn đoàn.

Trưởng đoàn giữ vai trò quan trọng trong các chương trình du lịch doanh nghiệp kết hợp Team Building và Gala Dinner. Đây là đầu mối giúp thông tin giữa doanh nghiệp và đơn vị tổ chức được thống nhất.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp hiểu rõ vai trò của trưởng đoàn trong tour kết hợp Team Building & Gala Dinner, từ nắm thông tin tổng thể, phối hợp di chuyển, hỗ trợ check-in khách sạn, kết nối tinh thần Team Building đến phối hợp các nội dung trong Gala Dinner.

1. Trưởng đoàn nắm thông tin tổng thể

Trưởng đoàn cần nắm số lượng khách, lịch trình, phân xe, phân phòng, khách VIP, các lưu ý đặc biệt, Team Building và Gala Dinner.

Ngay từ giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp nên tổng hợp đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, gồm số lượng khách, lịch trình, phân xe, phân phòng, khách VIP, lưu ý đặc biệt, nhu cầu Team Building, Gala Dinner và các đầu mối phối hợp trong đoàn.

Khi khách cần hỗ trợ, trưởng đoàn có thể phối hợp nhanh với ban tổ chức.

Để việc hỗ trợ khách diễn ra nhanh hơn, doanh nghiệp nên phân công trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục như xe, phòng, ăn uống, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, hậu cần và xử lý phát sinh, giúp trưởng đoàn có đầu mối rõ ràng khi cần phối hợp.

2. Hỗ trợ điều phối trong di chuyển

Trưởng đoàn phối hợp với hướng dẫn viên và trưởng xe để nhắc giờ, điểm danh, kiểm tra khách lên đúng xe và xử lý phát sinh trong quá trình di chuyển.

Để việc điểm danh và di chuyển thuận lợi hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước cách chia xe, chia phòng, chia nhóm, trong đó mỗi xe có danh sách khách, trưởng xe, hướng dẫn viên phụ trách, giờ tập trung, kênh liên lạc và đầu mối xử lý phát sinh.

Điều này giúp đoàn vận hành đúng giờ hơn.

Với đoàn doanh nghiệp đông khách, trưởng đoàn nên phối hợp cùng ban tổ chức để kiểm soát thời gian khi tổ chức chương trình đoàn lớn, đặc biệt ở các mốc tập trung khách, lên xuống xe, di chuyển, nhận phòng, tham gia Team Building, vào tiệc Gala Dinner và xử lý các phát sinh nhỏ.

3. Hỗ trợ check-in khách sạn

Trưởng đoàn thường nắm các trường hợp đặc biệt như lãnh đạo, khách VIP, khách cần phòng riêng hoặc khách gia đình.

Khi đoàn có lãnh đạo, khách VIP, khách cần phòng riêng hoặc khách gia đình, doanh nghiệp nên lựa chọn khách sạn phù hợp cho đoàn vừa nghỉ dưỡng vừa tổ chức Gala Dinner, trong đó cần tính đến cơ cấu phòng, sảnh check-in, thang máy, nhà hàng, hội trường, vị trí khách sạn và khả năng hỗ trợ đoàn đông.

Sự phối hợp này giúp quá trình nhận phòng nhanh hơn.

Với đoàn quy mô lớn, đặc biệt từ 100 - 300 khách, phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách cần chuẩn bị rõ danh sách phòng, chìa khóa, khu vực tập kết hành lý, nhân sự tại sảnh, phòng VIP, phòng gia đình và phương án xử lý phòng phát sinh trước khi đoàn đến.

4. Kết nối tinh thần Team Building

Trưởng đoàn có thể hỗ trợ MC trong việc tạo tinh thần tham gia, nhắc đội nhóm tập trung và động viên khách hưởng ứng hoạt động.

Trong chương trình Team Building, MC Team Building có kinh nghiệm sẽ phối hợp cùng trưởng đoàn để tạo không khí, nhắc đội nhóm tập trung, giải thích luật chơi, khích lệ khách tham gia và xử lý các tình huống phát sinh tại hiện trường.

Sự tham gia tích cực từ đại diện doanh nghiệp giúp chương trình sôi động hơn.

Sự tham gia của đại diện doanh nghiệp cũng giúp Team Building nên vui là chính hay cần truyền thông điệp được thể hiện rõ hơn, bởi trưởng đoàn có thể hỗ trợ truyền tải tinh thần nội bộ, thông điệp gắn kết và năng lượng tích cực của doanh nghiệp trong suốt chương trình.

5. Phối hợp trong Gala Dinner

Trưởng đoàn là đầu mối cho các phần phát biểu, vinh danh, trao giải, quà tặng, văn nghệ nội bộ, bàn VIP và thay đổi phút chót.

Với các phần phát biểu, vinh danh, trao giải, quà tặng, văn nghệ nội bộ, bàn VIP và thay đổi phút chót, doanh nghiệp nên xác định rõ cách kết hợp vinh danh, trao giải và mini game, thống nhất vai trò của MC trong Gala Dinner doanh nghiệp, đưa toàn bộ nội dung vào kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp và thiết kế điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner để chương trình vừa trang trọng, vừa mạch lạc.

Các nội dung này cần được xác nhận kỹ trước giờ diễn.

Trước giờ diễn, ban tổ chức nên rà soát checklist trước giờ Gala Dinner, tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn và kiểm tra âm thanh ánh sáng để đảm bảo phần phát biểu, vinh danh, trao giải, quà tặng, văn nghệ nội bộ, bàn VIP và các thay đổi phút chót được xử lý đúng nhịp.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để vai trò của trưởng đoàn được phối hợp hiệu quả hơn trong tour doanh nghiệp kết hợp Team Building & Gala Dinner, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Trưởng đoàn giữ vai trò quan trọng trong việc kết nối thông tin và hỗ trợ vận hành chương trình.

Để việc kết nối thông tin và hỗ trợ vận hành hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng, giúp trưởng đoàn, hướng dẫn viên, trưởng xe, MC, kỹ thuật, khách sạn, nhà hàng và ban tổ chức phối hợp thống nhất trong suốt chương trình.

New World Travel luôn phối hợp sát với trưởng đoàn để tour doanh nghiệp kết hợp Team Building & Gala Dinner diễn ra chỉn chu và hiệu quả.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour đoàn kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình, chuẩn bị thông tin đoàn, phân xe, phân phòng, phối hợp trưởng đoàn, điều phối Team Building, xây dựng kịch bản Gala Dinner, chuẩn bị MC, âm thanh ánh sáng, vinh danh, quà tặng, bàn VIP, tổng duyệt chương trình đến phương án xử lý phát sinh trong suốt hành trình. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để trưởng đoàn, doanh nghiệp và đơn vị tổ chức phối hợp mạch lạc, giúp chương trình diễn ra chỉn chu, đúng nhịp và hiệu quả.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn