Cách doanh nghiệp kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồ

Trước khi ký hợp đồng tour kết hợp sự kiện, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ năng lực của đơn vị tổ chức qua hồ sơ, chương trình đã thực hiện, hình ảnh thực tế, quy trình điều phối, nhân sự phụ trách và mức độ tư vấn. Điều này giúp hạn chế rủi ro và chọn được đối tác phù hợp.

Trước khi ký hợp đồng tổ chức tour doanh nghiệp kết hợp Team Building và Gala Dinner, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực thực tế của đơn vị tổ chức. Đây là bước quan trọng để hạn chế rủi ro khi triển khai.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng, từ hồ sơ chương trình đã triển khai, hình ảnh thực tế, khả năng tư vấn, độ rõ ràng của báo giá, quy trình điều phối đoàn đến nhân sự phụ trách hiện trường.

1. Xem các chương trình đã triển khai

Doanh nghiệp nên tham khảo hình ảnh, video, nhật ký hành trình, bài viết hoặc case study thực tế mà đơn vị đã tổ chức.

Khi xem hình ảnh, video, nhật ký hành trình hoặc case study thực tế, doanh nghiệp không chỉ nên nhìn phần hình ảnh đẹp mà cần đánh giá chương trình có đạt được đúng giờ, đúng dịch vụ, đúng cảm xúc hay không, vì đây là thước đo quan trọng phản ánh năng lực tổ chức thực tế của đơn vị triển khai.

Tư liệu thực tế giúp đánh giá kinh nghiệm với đoàn doanh nghiệp, đoàn đông, Team Building, Gala Dinner và tour quốc tế.

Với các chương trình có cả đoàn doanh nghiệp, đoàn đông, Team Building, Gala Dinner và tour quốc tế, doanh nghiệp nên ưu tiên đánh giá đơn vị vừa làm du lịch vừa tổ chức sự kiện, vì nhóm năng lực này cho thấy đơn vị có thể hiểu đồng thời lịch trình tour, dịch vụ du lịch, kịch bản sự kiện, điều phối hiện trường và trải nghiệm khách.

2. Đánh giá khả năng tư vấn

Một đơn vị chuyên nghiệp sẽ đặt câu hỏi về số lượng khách, thời gian, ngân sách, mục tiêu, tiêu chuẩn dịch vụ, đặc điểm đoàn và yêu cầu sự kiện.

Những câu hỏi về số lượng khách, thời gian, ngân sách, mục tiêu, tiêu chuẩn dịch vụ, đặc điểm đoàn và yêu cầu sự kiện cũng chính là nhóm thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện mà doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn để đơn vị tổ chức có cơ sở tư vấn sát thực tế hơn.

Nếu chỉ gửi báo giá nhanh mà không tìm hiểu nhu cầu, phương án có thể chưa sát thực tế.

Khi đơn vị tổ chức chỉ gửi báo giá nhanh mà chưa tìm hiểu nhu cầu, doanh nghiệp cũng không nên chỉ so sánh giá khi chọn đơn vị tổ chức tour đoàn, vì mức giá thấp hoặc báo nhanh chưa chắc phản ánh đúng tiêu chuẩn dịch vụ, năng lực điều phối, hạng mục sự kiện và khả năng xử lý phát sinh.

3. Kiểm tra độ rõ ràng của báo giá

Báo giá cần rõ lịch trình, khách sạn, thực đơn, xe, Team Building, Gala Dinner, nhân sự điều phối, chi phí bao gồm và chưa bao gồm.

Để kiểm tra độ rõ ràng của báo giá, doanh nghiệp nên đối chiếu với cấu trúc của một báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp, trong đó cần thể hiện đầy đủ lịch trình, khách sạn, thực đơn, xe, Team Building, Gala Dinner, nhân sự điều phối, chi phí bao gồm, chi phí chưa bao gồm và điều kiện áp dụng.

Báo giá càng mơ hồ, rủi ro phát sinh càng cao.

Khi báo giá chưa làm rõ các khoản bao gồm, chưa bao gồm, điều kiện phụ thu, chi phí ngoài giờ, thiết bị, đồ uống, phòng đơn, thay đổi số lượng khách hoặc hạng mục sự kiện, doanh nghiệp rất dễ gặp chi phí phát sinh trong quá trình triển khai.

4. Hỏi về quy trình điều phối đoàn

Với đoàn đông, cần biết đơn vị tổ chức sẽ chia xe, chia phòng, check-in, điểm danh, điều phối Team Building, tổng duyệt Gala và xử lý phát sinh như thế nào.

Với đoàn đông, doanh nghiệp nên hỏi rõ phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách, cách chia xe, chia phòng, chia nhóm, checklist trước giờ Team Building, kế hoạch tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn và quy trình xử lý khách thay đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình sát ngày. Đây là các nội dung thể hiện rõ năng lực vận hành thực tế, không chỉ là năng lực tư vấn trên giấy.

Đây là năng lực vận hành thực tế.

Để năng lực vận hành không chỉ dừng ở lời cam kết, doanh nghiệp nên kiểm tra xem đơn vị tổ chức có bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng hay không, đặc biệt với các chương trình đoàn lớn có nhiều đầu mối như xe, khách sạn, nhà hàng, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật và hậu cần.

5. Xác định nhân sự phụ trách

Doanh nghiệp nên biết ai tư vấn, ai điều hành, ai phụ trách hiện trường và ai xử lý phát sinh.

Khi xác định nhân sự phụ trách, doanh nghiệp cũng cần làm rõ vai trò của trưởng đoàn trong tour doanh nghiệp kết hợp Team Building & Gala Dinner và thống nhất trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục như xe, khách sạn, nhà hàng, Team Building, Gala Dinner, kỹ thuật, hậu cần và xử lý phát sinh.

Nhân sự rõ giúp quá trình phối hợp thuận lợi hơn.

Khi nhân sự phụ trách rõ ràng, doanh nghiệp cũng dễ làm việc với một đầu mối tổng thể hơn. Đây là lý do nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Team Building và Gala Dinner riêng, giúp các hạng mục tư vấn, điều hành, hiện trường và xử lý phát sinh được kết nối đồng bộ.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng kỹ hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Ký hợp đồng tổ chức tour doanh nghiệp là lựa chọn đối tác đồng hành cùng trải nghiệm của cả tập thể.

New World Travel cung cấp giải pháp tổ chức tour, Team Building và Gala Dinner với quy trình tư vấn, báo giá và vận hành minh bạch.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên đánh giá xem đơn vị tổ chức có đủ năng lực giúp chương trình đoàn đông vận hành đúng giờ, đúng dịch vụ, đúng cảm xúc hay không, thay vì chỉ dựa trên hồ sơ giới thiệu, lời cam kết hoặc mức giá ban đầu.

Để quá trình triển khai sau hợp đồng được rõ ràng hơn, doanh nghiệp nên cùng đơn vị tổ chức rà soát checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner, bao gồm lịch trình, xe, phòng, ăn uống, nhân sự, đạo cụ, thiết bị, quà tặng, sân khấu, timeline, phương án dự phòng và đầu mối phụ trách.

Doanh nghiệp đang cần kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng tour đoàn kết hợp du lịch, Team Building, Gala Dinner, hội nghị khách hàng, vinh danh hoặc chương trình gắn kết nội bộ?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn nhu cầu, khảo sát thông tin đầu vào, xây dựng báo giá minh bạch, đề xuất lịch trình, tiêu chuẩn khách sạn, nhà hàng, xe, Team Building, Gala Dinner, nhân sự điều phối, quy trình vận hành, phương án xử lý phát sinh đến checklist triển khai trước chương trình. Với từng quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ tư vấn phương án rõ hạng mục, rõ đầu mối, rõ trách nhiệm và phù hợp với trải nghiệm doanh nghiệp mong muốn.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế