Khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài có nhiều yếu tố phức tạp hơn trong nước, từ ngôn ngữ, thiết bị, quy định địa phương đến chi phí phát sinh. Nhận diện trước các khó khăn sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.

Sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài có thể tạo hình ảnh đẹp và cảm xúc đặc biệt, nhưng cũng đi kèm nhiều thách thức. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ để chương trình không bị động.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp nhận diện rõ các khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện tại nước ngoài, từ ngôn ngữ, cách làm việc, quy định địa phương, thiết bị kỹ thuật, chi phí phát sinh đến vật phẩm, nhân sự điều phối và phương án dự phòng.

1. Khác biệt ngôn ngữ và cách làm việc

Khi làm việc với nhà hàng, khách sạn, kỹ thuật hoặc đối tác địa phương, nếu yêu cầu không được truyền đạt rõ, rất dễ xảy ra hiểu sai.

Để hạn chế hiểu sai khi làm việc với đối tác địa phương, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị điều phối tour MICE nước ngoài có kinh nghiệm, đồng thời làm rõ yêu cầu với nhà hàng, khách sạn, hội trường khi làm Gala Dinner ở nước ngoài. Các nội dung như không gian tiệc, thiết bị, thực đơn, thời gian set-up, phiên dịch, kịch bản và đầu mối phụ trách cũng cần được chuẩn bị trước khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài.

Cần có nhân sự điều phối hoặc phiên dịch khi cần thiết.

Với đoàn doanh nghiệp đi nước ngoài, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng sẽ giúp các đầu mối như hướng dẫn viên, phiên dịch, kỹ thuật, nhà hàng, khách sạn và ban tổ chức phối hợp thống nhất hơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng nên phân công trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục để tránh bỏ sót thông tin khi truyền đạt yêu cầu tại điểm đến.

2. Quy định dịch vụ khác nhau

Một số địa điểm có quy định về âm thanh, thời gian tổ chức, trang trí, treo backdrop, sử dụng sân khấu hoặc mang vật phẩm từ ngoài vào.

Khi lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường khi làm Gala Dinner ở nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra rõ các quy định về âm thanh, thời gian tổ chức, trang trí, treo backdrop, sân khấu và vật phẩm mang từ ngoài vào. Những nội dung này nên được đưa vào checklist trước giờ Gala Dinner, đặc biệt với các hạng mục âm thanh ánh sáng, micro, màn hình, sân khấu và kỹ thuật viên hỗ trợ.

Những quy định này cần được kiểm tra trước khi chốt phương án.

Trước khi chốt phương án, doanh nghiệp nên rà soát đầy đủ các hạng mục cần chuẩn bị khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, đồng thời yêu cầu báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp thể hiện rõ điều kiện sử dụng địa điểm, thiết bị, thời gian set-up, chi phí kỹ thuật và các giới hạn dịch vụ. Đây cũng là cơ sở để kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng.

3. Thiết bị kỹ thuật có thể không đáp ứng

Nhiều nhà hàng ở nước ngoài chỉ phù hợp ăn tối thông thường, không có đủ micro, màn hình, loa, ánh sáng hoặc kỹ thuật viên hỗ trợ.

Vì vậy, khi lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường khi làm Gala Dinner ở nước ngoài, doanh nghiệp không nên chỉ nhìn vào không gian ăn tối mà cần kiểm tra kỹ âm thanh ánh sáng, micro, màn hình, loa, sân khấu, nguồn điện và kỹ thuật viên hỗ trợ. Các hạng mục này nên được rà soát trong checklist trước giờ Gala Dinner để tránh thiếu thiết bị vào ngày diễn ra chương trình.

Nếu chương trình có vinh danh hoặc trình chiếu video, cần xác nhận kỹ thiết bị.

Nếu chương trình có vinh danh, trao giải, video hành trình hoặc slide trình chiếu, doanh nghiệp nên chuẩn bị chương trình vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước ngoài, tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn và đưa toàn bộ nội dung vào kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp. Khi thiết bị được kiểm tra kỹ, phần trình chiếu và vinh danh sẽ hỗ trợ tốt hơn cho điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner.

4. Chi phí phát sinh dễ cao hơn

Các khoản như thuê phòng riêng, thiết bị, đồ uống, phí phục vụ, phí quá giờ, phiên dịch hoặc trang trí có thể cao hơn dự kiến.

Đây là nhóm chi phí phát sinh cần được dự trù từ sớm trong tour đoàn kết hợp sự kiện, đặc biệt với các hạng mục thuê phòng riêng, thiết bị, đồ uống, phí phục vụ, phí quá giờ, phiên dịch và trang trí. Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp thể hiện rõ từng khoản để dễ kiểm soát ngân sách.

Doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá rõ từng hạng mục.

Một báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp cần thể hiện rõ phạm vi dịch vụ, thiết bị, nhân sự, chi phí kỹ thuật, điều kiện phát sinh, thời gian set-up, phương án thanh toán và trách nhiệm phối hợp. Từ báo giá này, doanh nghiệp có thể kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng và cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói để hạn chế nhiều đầu mối riêng lẻ tại nước ngoài.

5. Khó bổ sung vật phẩm sát giờ

Backdrop, kỷ niệm chương, quà tặng, bảng tên, clip, file trình chiếu hoặc danh sách vinh danh nếu sai sót sẽ khó xử lý nhanh như trong nước.

Với các hạng mục như backdrop, kỷ niệm chương, quà tặng, bảng tên, clip, file trình chiếu hoặc danh sách vinh danh, doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ chương trình vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước ngoài và đưa các vật phẩm này vào checklist tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài. Nếu chương trình có vinh danh, trao giải và mini game, phần nội dung, vật phẩm, file trình chiếu và thứ tự trao cần được tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn để hạn chế sai sót.

Vì vậy, các vật phẩm cần được kiểm tra kỹ trước khi khởi hành.

Trước khi khởi hành, các vật phẩm quan trọng nên được đưa vào checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner, có người phụ trách kiểm tra số lượng, nội dung, đóng gói, vận chuyển và bàn giao. Với đoàn lớn hoặc chương trình có nhiều hạng mục, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng cùng đơn vị điều phối tour MICE nước ngoài có kinh nghiệm sẽ giúp hạn chế thất lạc, thiếu sót hoặc nhầm lẫn vật phẩm tại điểm đến.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để hạn chế rủi ro khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài cần sự chuẩn bị chặt chẽ, nhân sự điều phối có kinh nghiệm và phương án dự phòng rõ ràng.

Để giảm rủi ro khi tổ chức sự kiện tại nước ngoài, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị điều phối tour MICE nước ngoài có kinh nghiệm, cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, sự kiện, nhà hàng, kỹ thuật và phiên dịch thành nhiều đầu mối riêng lẻ. Với đoàn đông, kinh nghiệm kiểm soát thời gian đoàn đông khi đi tour quốc tế cũng là yếu tố quan trọng giúp chương trình vận hành chủ động hơn.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour nước ngoài kết hợp sự kiện, Gala Dinner, vinh danh, hội nghị khách hàng, tri ân đại lý hoặc chương trình khen thưởng nhân sự?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình tour quốc tế, lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường, làm việc với đối tác địa phương, kiểm tra quy định dịch vụ, âm thanh ánh sáng, thiết bị kỹ thuật, thực đơn, phiên dịch, vật phẩm, kịch bản, vinh danh, timeline đến điều phối và xử lý phát sinh tại điểm đến. Với từng quốc gia, quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và điều kiện thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình diễn ra chủ động, hạn chế rủi ro và tối ưu trải nghiệm đoàn.

New World Travel tổ chức tour quốc tế kết hợp sự kiện doanh nghiệp theo hướng hạn chế rủi ro và tối ưu trải nghiệm đoàn.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế