Tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài cần chuẩn bị những gì?

Gala Dinner ở nước ngoài mang lại nhiều cảm xúc và giá trị truyền thông cho doanh nghiệp, nhưng cũng đòi hỏi sự chuẩn bị chặt chẽ. Từ địa điểm, âm thanh ánh sáng, thực đơn, timeline đến nhân sự điều phối đều cần được xác nhận rõ trước chương trình.

Tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài có nhiều điểm khác biệt so với trong nước. Doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ từ mục tiêu chương trình, địa điểm, thiết bị, thực đơn đến nhân sự điều phối tại điểm đến.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, từ xác định mục tiêu, lựa chọn địa điểm, kiểm tra thiết bị kỹ thuật, thống nhất thực đơn, chuẩn bị vật phẩm, kịch bản, phiên dịch đến điều phối chương trình tại điểm đến.

1. Xác định mục tiêu chương trình

Cần xác định Gala Dinner được tổ chức để tri ân, vinh danh, tổng kết, gắn kết hay giao lưu với đối tác.

Trước khi chốt kịch bản, doanh nghiệp nên xác định rõ tour nước ngoài có nên kết hợp Gala Dinner không dựa trên mục tiêu thực tế của chuyến đi. Nếu chương trình hướng đến tri ân, khen thưởng, gặp gỡ khách hàng hoặc ghi nhận đại lý, doanh nghiệp nên chuẩn bị thêm chương trình vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước ngoài để các phần trao quà, phát biểu, chụp ảnh và nghi thức được tổ chức trang trọng hơn.

Mục tiêu khác nhau sẽ ảnh hưởng đến concept, kịch bản, thời lượng và mức đầu tư.

Khi mục tiêu chương trình đã rõ, doanh nghiệp có thể xây dựng concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp, chuẩn bị kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp, sắp xếp timeline Gala Dinner hợp lý và thể hiện các hạng mục cần đầu tư trong báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp.

Nếu mục tiêu không rõ, chương trình dễ bị chung chung và thiếu điểm nhấn.

Để chương trình không bị chung chung, doanh nghiệp nên thiết kế trước điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner, có thể là video hành trình, lời tri ân, phần vinh danh, nghi thức nâng ly, âm nhạc, ánh sáng hoặc khoảnh khắc kết chương trình gắn với thông điệp chính của chuyến đi.

2. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Nhà hàng, khách sạn hoặc hội trường cần phù hợp với số lượng khách, có không gian riêng, lối di chuyển thuận tiện và khả năng hỗ trợ sân khấu.

Khi chọn địa điểm tổ chức, doanh nghiệp nên tham khảo cách lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường khi làm Gala Dinner ở nước ngoài, đồng thời đối chiếu với tiêu chí chọn khách sạn phù hợp cho đoàn vừa nghỉ dưỡng vừa tổ chức Gala Dinner. Nếu đoàn có quy mô lớn, đặc biệt từ 100 - 300 khách, địa điểm cần được đánh giá thêm về lối di chuyển, khu vực check-in, bàn VIP, khu kỹ thuật và khả năng điều phối khách vào tiệc.

Không gian đẹp chưa đủ, địa điểm cần có khả năng đáp ứng yêu cầu sự kiện.

Thực tế, khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về ngôn ngữ, quy định nhà hàng, thời gian set-up, thiết bị, chi phí kỹ thuật hoặc khả năng thay đổi phương án sát giờ. Vì vậy, tour MICE nước ngoài cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm và doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói để các hạng mục tour, Gala Dinner, kỹ thuật, nhà hàng và đối tác địa phương không bị tách rời.

3. Kiểm tra thiết bị kỹ thuật

Cần xác nhận trước micro, loa, màn hình, ánh sáng, sân khấu, kỹ thuật viên và khả năng phát video.

Với phần kỹ thuật, doanh nghiệp nên kiểm tra âm thanh ánh sáng, rà soát checklist trước giờ Gala Dinner, tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn và thống nhất vai trò của MC trong Gala Dinner doanh nghiệp để các phần phát biểu, vinh danh, trình chiếu video, nâng ly và chuyển cảnh sân khấu diễn ra đúng nhịp.

Nếu cần thuê thêm thiết bị, chi phí phải được làm rõ từ đầu.

Đây là hạng mục rất dễ phát sinh trong Gala Dinner ở nước ngoài.

Nếu phải thuê thêm thiết bị tại nước ngoài, doanh nghiệp nên làm rõ các chi phí phát sinh ngay từ đầu, đồng thời yêu cầu báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp thể hiện cụ thể hạng mục âm thanh, ánh sáng, màn hình, kỹ thuật viên, sân khấu, vận chuyển thiết bị và điều kiện thanh toán. Đây cũng là cơ sở để kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng.

4. Thống nhất thực đơn và cách phục vụ

Thực đơn cần cân bằng giữa trải nghiệm ẩm thực địa phương và khẩu vị của đoàn.

Khi lựa chọn thực đơn ở nước ngoài, doanh nghiệp nên làm việc kỹ với nhà hàng, khách sạn hoặc hội trường tổ chức Gala Dinner, nhất là với các tuyến Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện, nơi khẩu vị, phong cách phục vụ, giờ ăn, quy định nhà hàng và chi phí kỹ thuật có thể khác so với chương trình trong nước.

Nếu đoàn có người ăn chay, khách lớn tuổi hoặc khách kiêng món, cần thông báo trước cho nhà hàng.

Ngay từ giai đoạn gửi yêu cầu tổ chức, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin cần cung cấp trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, gồm số lượng khách, độ tuổi, khách VIP, yêu cầu ăn chay, khách kiêng món, khách lớn tuổi, tiêu chuẩn nhà hàng, ngân sách và các lưu ý đặc biệt về phục vụ.

Timeline ra món cũng cần khớp với phần sân khấu.

Để timeline ra món không lệch với phần sân khấu, doanh nghiệp cần sắp xếp timeline Gala Dinner rõ ràng, phân công trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục như nhà hàng, MC, kỹ thuật, phiên dịch, hậu cần và chuẩn bị kinh nghiệm kiểm soát thời gian đoàn đông khi đi tour quốc tế.

5. Chuẩn bị vật phẩm và nội dung từ trước

Quà tặng, kỷ niệm chương, bằng khen, video, file trình chiếu, nhạc nền, danh sách phát biểu và danh sách vinh danh cần được kiểm tra trước khi khởi hành.

Với các vật phẩm và nội dung quan trọng, doanh nghiệp nên xác định trước cách kết hợp vinh danh, trao giải và mini game, chuẩn bị chương trình vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước ngoài, thiết kế điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner và hoàn thiện kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp trước khi khởi hành.

Ở nước ngoài, việc sửa hoặc bổ sung sát giờ thường khó hơn trong nước.

Do việc chỉnh sửa sát giờ ở nước ngoài thường khó hơn, doanh nghiệp nên lường trước các khó khăn khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài, lựa chọn đơn vị điều phối tour MICE nước ngoài có kinh nghiệm và thiết lập nhóm điều phối, sơ đồ nhân sự rõ ràng để xử lý nhanh các thay đổi liên quan đến vật phẩm, file trình chiếu, kỹ thuật, nhà hàng hoặc phiên dịch.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để chuẩn bị Gala Dinner trong tour nước ngoài chỉn chu hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài cần sự chuẩn bị kỹ về mục tiêu, địa điểm, kỹ thuật, thực đơn, vật phẩm và điều phối chương trình.

Để các hạng mục trên được kết nối đồng bộ, doanh nghiệp nên cân nhắc tour MICE nước ngoài cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm và lựa chọn đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Gala Dinner, nhà hàng, kỹ thuật, phiên dịch và điều phối địa phương thành nhiều đầu mối riêng lẻ.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour nước ngoài kết hợp Gala Dinner, vinh danh, tri ân đại lý, hội nghị khách hàng hoặc chương trình khen thưởng nhân sự?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình tour quốc tế, lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường, xây dựng concept, kịch bản Gala Dinner, chuẩn bị MC, phiên dịch, âm thanh ánh sáng, màn hình, video, quà tặng, kỷ niệm chương, bằng khen, danh sách vinh danh, timeline ra món đến điều phối với đối tác địa phương. Với từng điểm đến, quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và điều kiện thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình diễn ra chỉn chu, gọn gàng, đúng mục tiêu và giàu cảm xúc.

New World Travel tổ chức Gala Dinner quốc tế cho doanh nghiệp theo hướng chỉn chu, phù hợp thực tế và giàu cảm xúc.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn