Kinh nghiệm làm chương trình vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước

Vinh danh tại nước ngoài là cơ hội để doanh nghiệp tạo dấu ấn trang trọng và đáng nhớ cho nhân sự, đại lý hoặc đối tác. Để chương trình có cảm xúc, cần chuẩn bị kỹ câu chuyện vinh danh, kịch bản trao giải, vật phẩm, sân khấu và góc chụp truyền thông.

Chương trình vinh danh tại nước ngoài thường xuất hiện trong các tour khen thưởng, tri ân đại lý, tổng kết kinh doanh hoặc chương trình khách hàng. Đây là hạng mục cần được chuẩn bị kỹ để tạo cảm xúc đúng mức.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi tổ chức chương trình vinh danh tại nước ngoài, từ xác định đối tượng vinh danh, xây dựng câu chuyện trao giải, chuẩn bị vật phẩm, kịch bản MC, sân khấu, ánh sáng, góc chụp ảnh đến điều phối chương trình tại điểm đến.

1. Xác định đối tượng vinh danh

Đối tượng vinh danh có thể là cá nhân xuất sắc, phòng ban tiêu biểu, đại lý đạt thành tích, đối tác đồng hành hoặc đội nhóm có đóng góp nổi bật.

Ngay từ giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp nên xác định rõ các hạng mục cần chuẩn bị khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện như danh sách người được vinh danh, chức danh, thành tích, người trao, thứ tự trao, quà tặng, kỷ niệm chương và yêu cầu trình chiếu.

Mỗi đối tượng cần cách dẫn dắt và thông điệp riêng để phần vinh danh không bị chung chung.

Để mỗi phần vinh danh có màu sắc riêng, doanh nghiệp nên xây dựng concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp, chuẩn bị kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp và thiết kế điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner phù hợp với từng nhóm đối tượng như nhân sự xuất sắc, đại lý, đối tác hoặc đội nhóm tiêu biểu.

2. Xây dựng câu chuyện trước khi trao giải

Không nên chỉ đọc tên và trao quà.

Phần vinh danh nên được đặt trong tổng thể chương trình Gala Dinner, vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc cách kết hợp vinh danh, trao giải và mini game, tạo điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner và xác định rõ tour nước ngoài có nên kết hợp Gala Dinner không dựa trên mục tiêu tri ân, khen thưởng hoặc gắn kết nội bộ.

Một đoạn giới thiệu ngắn về thành tích, hình ảnh hoặc lời tri ân sẽ giúp khoảnh khắc vinh danh có chiều sâu hơn.

Đoạn giới thiệu trước khi trao giải nên được viết theo concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp, đưa vào kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp và được MC Gala Dinner dẫn dắt bằng giọng điệu phù hợp để người được vinh danh cảm thấy tự hào, còn khách tham dự cảm nhận được giá trị ghi nhận.

Nếu có video hoặc slide minh họa, phần vinh danh sẽ trở nên trang trọng và đáng nhớ hơn.

Nếu sử dụng video hoặc slide minh họa tại nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra âm thanh ánh sáng, rà soát checklist trước giờ Gala Dinner và tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn để hạn chế lỗi file, lỗi trình chiếu, âm thanh nhỏ, ánh sáng không đủ hoặc khác biệt thiết bị tại điểm đến. Đây cũng là một trong những khó khăn thường gặp khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài.

3. Chuẩn bị vật phẩm vinh danh kỹ lưỡng

Kỷ niệm chương, bằng chứng nhận, hoa, quà tặng hoặc bảng tên cần được kiểm tra về số lượng, nội dung, thứ tự trao và cách vận chuyển.

Các vật phẩm vinh danh nên được đưa vào danh sách chuẩn bị khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, đồng thời thể hiện rõ trong báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp. Doanh nghiệp cũng cần lường trước chi phí phát sinh liên quan đến in ấn, vận chuyển, hành lý, bổ sung vật phẩm hoặc thuê thiết bị hỗ trợ, và kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng.

Khi tổ chức ở nước ngoài, việc bổ sung hoặc sửa vật phẩm sát giờ thường khó hơn trong nước.

Do việc chỉnh sửa vật phẩm sát giờ ở nước ngoài thường khó hơn, doanh nghiệp nên lường trước các khó khăn khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài, lựa chọn đơn vị điều phối tour MICE nước ngoài có kinh nghiệm, thiết lập nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng, đồng thời cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói để hạn chế việc phải xử lý nhiều đầu mối riêng lẻ tại điểm đến.

4. MC cần kiểm soát nhịp trang trọng

MC cần nắm rõ danh sách, chức danh, thứ tự trao giải, người trao và người nhận.

Để MC không đọc sai tên, sai chức danh hoặc nhầm thứ tự trao giải, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của MC trong Gala Dinner doanh nghiệp, phân công trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục và có phương án điều phối đoàn 100 - 300 khách nếu chương trình có quy mô lớn, nhiều người được vinh danh hoặc nhiều cấp lãnh đạo tham gia trao giải.

Lời dẫn nên ngắn gọn, đúng tinh thần và đủ trang trọng.

Lời dẫn vinh danh nên bám sát concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp, được viết trong kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp và bố trí trong timeline Gala Dinner hợp lý để phần trao giải đủ trang trọng nhưng không kéo dài, không làm loãng nhịp chương trình.

Phần vinh danh không nên bị dẫn quá nhanh hoặc quá khô.

Để phần vinh danh không bị khô, doanh nghiệp nên tạo điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner và cân nhắc cách kết hợp vinh danh, trao giải và mini game ở mức vừa phải, giúp chương trình có không khí nhưng vẫn giữ được sự trang trọng cần thiết.

5. Bố trí ánh sáng và góc chụp ảnh

Sân khấu, backdrop, ánh sáng, vị trí đứng và nhiếp ảnh cần được chuẩn bị trước.

Trước giờ vinh danh, doanh nghiệp cần kiểm tra âm thanh ánh sáng, rà soát checklist trước giờ Gala Dinner, lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường phù hợp cho Gala Dinner ở nước ngoài và tổng duyệt Gala Dinner trước giờ diễn để đảm bảo sân khấu, backdrop, vị trí đứng, góc chụp, lối di chuyển và ánh sáng lên hình đều đạt yêu cầu.

Đây là phần quan trọng để tạo hình ảnh truyền thông nội bộ sau chương trình.

Hình ảnh vinh danh sau chương trình cũng là một phần của điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner, vì vậy nội dung này nên được đưa vào kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp ngay từ đầu. Với các tour nước ngoài có mục tiêu tri ân, khen thưởng hoặc truyền thông nội bộ rõ ràng, việc kết hợp Gala Dinner và vinh danh sẽ giúp chuyến đi có giá trị ghi nhớ cao hơn.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để chương trình vinh danh trong tour nước ngoài được chuẩn bị chỉn chu hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Chương trình vinh danh tại nước ngoài thành công khi người được vinh danh cảm thấy tự hào và khách tham dự cảm nhận được giá trị ghi nhận của doanh nghiệp.

Để chương trình vinh danh tại nước ngoài đạt được sự trang trọng và cảm xúc như mong muốn, doanh nghiệp nên cân nhắc tour MICE nước ngoài cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm và lựa chọn đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Gala Dinner, vật phẩm vinh danh, kỹ thuật, phiên dịch và điều phối địa phương thành nhiều đầu mối riêng lẻ.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour nước ngoài kết hợp vinh danh, Gala Dinner, tri ân đại lý, khen thưởng nhân sự hoặc chương trình gặp gỡ đối tác?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình tour quốc tế, xác định đối tượng vinh danh, xây dựng câu chuyện trao giải, chuẩn bị kịch bản MC, lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường, kiểm tra sân khấu, backdrop, âm thanh ánh sáng, video, slide, vật phẩm vinh danh, quà tặng, phiên dịch, góc chụp truyền thông đến điều phối với đối tác địa phương. Với từng điểm đến, quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình vinh danh diễn ra trang trọng, cảm xúc, chỉn chu và đáng nhớ.

New World Travel tổ chức tour nước ngoài kết hợp vinh danh và Gala Dinner theo hướng trang trọng, cảm xúc và chỉn chu.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn