Vì sao tour MICE nước ngoài cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm?

Tour MICE nước ngoài không chỉ là du lịch mà còn có thể bao gồm hội nghị, Gala Dinner, vinh danh, gặp gỡ đối tác hoặc khảo sát thị trường. Vì vậy, doanh nghiệp cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm để kiểm soát lịch trình, dịch vụ, đối tác địa phương và các phát sinh.

Tour MICE nước ngoài là chương trình phức tạp, đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều hạng mục du lịch và sự kiện. Doanh nghiệp cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm để đảm bảo chương trình vận hành đúng mục tiêu.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi tổ chức tour MICE nước ngoài, từ visa, vé máy bay, khách sạn, hội trường, Gala Dinner, thiết bị kỹ thuật, timeline, đối tác địa phương đến điều phối và xử lý phát sinh tại điểm đến.

1. Chương trình có nhiều hạng mục cần chuẩn bị

Tour MICE thường gồm danh sách khách, visa, vé máy bay, khách sạn, hội trường, phòng tiệc, thiết bị kỹ thuật, kịch bản, quà tặng và timeline.

Ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị rõ các hạng mục khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện. Các nội dung như visa, vé máy bay, khách sạn, hội trường, phòng tiệc, thiết bị kỹ thuật, kịch bản, quà tặng và timeline cũng cần được thể hiện rõ trong báo giá tour Team Building & Gala Dinner chuyên nghiệp, đặc biệt nếu chương trình có thêm phần vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước ngoài.

Nếu không kiểm soát từ sớm, các hạng mục này rất dễ phát sinh lỗi khi vận hành.

Để hạn chế lỗi vận hành, doanh nghiệp nên xây dựng checklist hậu cần trước ngày tổ chức Team Building & Gala Dinner, lường trước các khó khăn khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài và kiểm soát các chi phí phát sinh có thể xảy ra. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Gala Dinner, kỹ thuật và điều phối địa phương thành nhiều đầu mối riêng lẻ.

2. Di chuyển quốc tế cần điều phối chặt

Tour nước ngoài phụ thuộc vào giờ bay, thủ tục sân bay, nhập cảnh, hành lý, xe đón tiễn và giao thông tại điểm đến.

Với tour MICE nước ngoài, doanh nghiệp cần chuẩn bị kinh nghiệm kiểm soát thời gian đoàn đông khi đi tour quốc tế, đặc biệt ở các mốc như giờ bay, thủ tục sân bay, nhập cảnh, hành lý, xe đón tiễn và giao thông tại điểm đến. Nếu có thay đổi giờ bay, đổi phòng hoặc đổi lịch trình sát ngày, ban tổ chức cần có phương án xử lý rõ để không ảnh hưởng đến hội nghị, Gala Dinner hoặc lịch làm việc tại điểm đến.

Với đoàn đông, việc tập trung khách, chia xe và kiểm soát thời gian cần có kinh nghiệm thực tế.

Với các đoàn MICE từ 100 - 300 khách, doanh nghiệp nên chuẩn bị phương án điều phối đoàn đông, trong đó có cách chia xe, chia phòng, chia nhóm rõ ràng. Bên cạnh đó, bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự sẽ giúp kiểm soát tốt thời gian tập trung, lên xuống xe, di chuyển, điểm danh, ăn uống và tham gia sự kiện tại điểm đến.

3. Cần làm việc hiệu quả với đối tác địa phương

Khách sạn, nhà hàng, hội trường, kỹ thuật, xe, hướng dẫn viên và phiên dịch cần được kết nối rõ ràng.

Khi làm việc với đối tác địa phương, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường phù hợp cho Gala Dinner ở nước ngoài, chuẩn bị rõ các hạng mục khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, phân công trưởng nhóm phụ trách từng hạng mục và rà soát checklist trước giờ Gala Dinner để các đầu mối như khách sạn, nhà hàng, kỹ thuật, xe, hướng dẫn viên và phiên dịch phối hợp thống nhất.

Mỗi quốc gia có cách vận hành dịch vụ khác nhau nên yêu cầu cần được trao đổi chi tiết.

Do sự khác biệt về ngôn ngữ, quy định nhà hàng, giờ set-up, thiết bị kỹ thuật, thực đơn, chi phí và cách phối hợp tại từng quốc gia, doanh nghiệp nên lường trước các khó khăn khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài. Với các tuyến như Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện, việc kiểm tra năng lực đơn vị tổ chức trước khi ký hợp đồng càng quan trọng để đảm bảo yêu cầu được trao đổi đúng và triển khai đúng tại điểm đến.

4. Khả năng xử lý phát sinh rất quan trọng

Các tình huống như chuyến bay trễ, thất lạc hành lý, đổi phòng, sai thực đơn, thiết bị không đúng yêu cầu hoặc khách đến muộn đều có thể xảy ra.

Với các tình huống như chuyến bay trễ, thất lạc hành lý, đổi phòng hoặc đổi lịch trình sát ngày, doanh nghiệp cần có phương án xử lý từ trước. Nếu khách đến muộn so với timeline, phát sinh chi phí ngoài dự kiến, sai thực đơn hoặc thiết bị kỹ thuật không đúng yêu cầu, ban tổ chức cần phối hợp nhanh với đối tác địa phương để hạn chế ảnh hưởng đến cảm xúc chương trình, đặc biệt ở các hạng mục âm thanh ánh sáng và Gala Dinner.

Đơn vị điều phối kinh nghiệm giúp xử lý nhanh và hạn chế ảnh hưởng đến chương trình.

Để xử lý phát sinh nhanh hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói thay vì tách tour, Gala Dinner, kỹ thuật và điều phối địa phương thành nhiều đầu mối riêng lẻ. Với đoàn đông, phương án điều phối đoàn đông trong sự kiện cùng bộ đàm, nhóm điều phối và sơ đồ nhân sự rõ ràng sẽ giúp thông tin được truyền nhanh, đúng người và đúng thời điểm.

5. Chương trình cần bám sát mục tiêu doanh nghiệp

Tour MICE có thể hướng đến tri ân, vinh danh, đào tạo, kết nối khách hàng hoặc phát triển đối tác.

Nếu tour MICE hướng đến tri ân, vinh danh, kết nối khách hàng hoặc phát triển đối tác, doanh nghiệp nên cân nhắc tour nước ngoài có nên kết hợp Gala Dinner không, đồng thời chuẩn bị chương trình vinh danh cho đoàn doanh nghiệp tại nước ngoài. Các hạng mục như concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp, điểm nhấn cảm xúc trong Gala Dinner và phần vinh danh, trao giải, mini game cần được thiết kế theo đúng mục tiêu của chuyến đi.

Mọi hạng mục cần được thiết kế để phục vụ mục tiêu đó.

Khi mục tiêu đã rõ, doanh nghiệp nên xây dựng kịch bản Gala Dinner chuyên nghiệp, sắp xếp timeline Gala Dinner hợp lý và xác định rõ tour nước ngoài có nên kết hợp Gala Dinner không để từng phần trong chương trình đều phục vụ đúng mục tiêu. Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên cân nhắc đơn vị tổ chức trọn gói để lịch trình tour, sự kiện, nhà hàng, kỹ thuật, MC, phiên dịch và điều phối địa phương được triển khai đồng bộ.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để tour MICE nước ngoài được điều phối chặt chẽ hơn từ khâu chuẩn bị, vận hành đến xử lý phát sinh tại điểm đến, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Tour MICE nước ngoài cần đơn vị điều phối có kinh nghiệm để kiểm soát lịch trình, dịch vụ, đối tác và phát sinh thực tế.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour MICE nước ngoài kết hợp hội nghị, Gala Dinner, vinh danh, gặp gỡ đối tác, khảo sát thị trường hoặc chương trình khen thưởng nhân sự?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình tour quốc tế, visa, vé máy bay, khách sạn, hội trường, nhà hàng, thiết bị kỹ thuật, kịch bản Gala Dinner, MC, phiên dịch, quà tặng, vinh danh, timeline, nhóm điều phối, đối tác địa phương đến phương án xử lý phát sinh tại điểm đến. Với từng quốc gia, quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình MICE quốc tế diễn ra chủ động, chuyên nghiệp, đúng mục tiêu và hạn chế rủi ro.

New World Travel cung cấp giải pháp tour MICE quốc tế trọn gói cho doanh nghiệp với quy trình điều phối chuyên nghiệp.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế