Tour Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện cần lưu ý gì?

Hàn Quốc, Nhật Bản và Trung Quốc là những điểm đến quốc tế được nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho chương trình du lịch kết hợp sự kiện. Mỗi thị trường có đặc thù riêng về visa, lịch trình, ẩm thực, khách sạn, nhà hàng và cách tổ chức Gala Dinner nên cần được chuẩn bị kỹ từ đầu.

Các tour Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện thường phù hợp với chương trình khen thưởng, tri ân, hội nghị khách hàng hoặc vinh danh nội bộ. Tuy nhiên, mỗi tuyến có yêu cầu vận hành riêng.

Bài viết này thuộc chuỗi Trọn bộ 60 kinh nghiệm tổ chức Team Building & Gala Dinner cho doanh nghiệp do New World Travel xây dựng, giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn thực tế khi tổ chức tour Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện, từ visa, vé máy bay, khách sạn, nhà hàng, Gala Dinner, hội nghị, vinh danh nội bộ đến điều phối đoàn tại điểm đến.

1. Chuẩn bị hồ sơ, visa và danh sách khách sớm

Tùy từng tuyến và thời điểm, yêu cầu hồ sơ có thể khác nhau. Đoàn càng đông, việc chốt danh sách, hộ chiếu, visa và thông tin cá nhân càng cần chính xác.

Ngay từ giai đoạn đầu, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ thông tin trước khi yêu cầu báo giá tour kết hợp sự kiện, gồm số lượng khách, danh sách họ tên, hộ chiếu, visa, thông tin cá nhân, khách VIP, yêu cầu ăn uống, tiêu chuẩn khách sạn, nhu cầu Gala Dinner, hội nghị hoặc vinh danh nội bộ.

Nếu xử lý muộn, chương trình dễ bị ảnh hưởng bởi vé máy bay, phòng khách sạn hoặc thủ tục xuất nhập cảnh.

Với tour quốc tế, ban tổ chức cần chuẩn bị phương án xử lý khách thay đổi giờ bay, đổi phòng, đổi lịch trình sát ngày, đặc biệt khi phát sinh liên quan đến vé máy bay, phòng khách sạn, thủ tục xuất nhập cảnh, lịch tham quan, hội nghị hoặc Gala Dinner.

2. Tính kỹ giờ bay và sức khỏe của khách

Tour quốc tế thường có lịch trình di chuyển nhiều hơn tour trong nước. Nếu bay đêm, bay sớm hoặc nối chuyến, cần tính đến thời gian nghỉ của khách.

Với các đoàn doanh nghiệp đi Hàn Quốc, Nhật Bản hoặc Trung Quốc, doanh nghiệp cần có kinh nghiệm kiểm soát thời gian đoàn đông khi đi tour quốc tế, nhất là ở các mốc như giờ bay, thủ tục sân bay, nhập cảnh, lấy hành lý, di chuyển về khách sạn, ăn uống, nghỉ ngơi và tập trung cho sự kiện.

Không nên tổ chức Gala Dinner ngay sau một ngày di chuyển quá dài.

Nếu chương trình có Gala Dinner, doanh nghiệp nên tối ưu lịch trình để khách không mệt trước đêm Gala Dinner, gồm thời gian nghỉ sau chuyến bay, thời gian nhận phòng, ăn nhẹ, thay trang phục, di chuyển đến khu vực tiệc và ổn định chỗ ngồi trước khi chương trình bắt đầu.

3. Lựa chọn khách sạn phù hợp với đoàn doanh nghiệp

Khách sạn cần có vị trí thuận tiện, đủ phòng, bữa sáng tốt, thang máy phù hợp và khả năng hỗ trợ đoàn đông.

Khi chọn khách sạn cho đoàn doanh nghiệp, doanh nghiệp nên tham khảo cách chọn khách sạn phù hợp cho đoàn vừa nghỉ dưỡng vừa tổ chức Gala Dinner, trong đó cần đánh giá số lượng phòng, loại phòng, vị trí, bữa sáng, thang máy, sảnh tập trung, nhà hàng, hội trường và khả năng hỗ trợ đoàn đông.

Nếu có Gala Dinner hoặc hội nghị, cần kiểm tra thêm không gian tiệc, thiết bị và quy định tổ chức sự kiện.

Với chương trình có Gala Dinner hoặc hội nghị tại nước ngoài, doanh nghiệp nên chuẩn bị rõ các hạng mục khi tổ chức Gala Dinner ở nước ngoài, gồm không gian tiệc, thiết bị kỹ thuật, sân khấu, micro, màn hình, thực đơn, thời gian set-up, quy định địa điểm, phiên dịch và nhân sự điều phối.

4. Kiểm tra nhà hàng và điều kiện Gala Dinner

Ở nước ngoài, nhà hàng có thể chỉ phục vụ ăn tối thông thường. Nếu muốn tổ chức Gala, cần xác nhận trước micro, loa, màn hình, không gian riêng, thời gian sử dụng và chi phí phát sinh.

Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà hàng, khách sạn, hội trường khi làm Gala Dinner ở nước ngoài dựa trên khả năng đáp ứng micro, loa, màn hình, không gian riêng, thời gian sử dụng, nhân sự kỹ thuật và quy định phục vụ. Đồng thời, các chi phí phát sinh như thuê phòng riêng, thiết bị, đồ uống, phí phục vụ, phí quá giờ hoặc trang trí cần được làm rõ trước khi xác nhận dịch vụ.

5. Tôn trọng văn hóa và quy định địa phương

Mỗi quốc gia có phong cách phục vụ, quy định âm thanh, thời gian tiệc và cách làm việc khác nhau.

Do sự khác biệt về phong cách phục vụ, quy định âm thanh, thời gian tiệc và cách làm việc tại từng quốc gia, doanh nghiệp nên lường trước các khó khăn khi tổ chức sự kiện doanh nghiệp tại nước ngoài, đặc biệt trong quá trình làm việc với nhà hàng, khách sạn, kỹ thuật, phiên dịch và đối tác địa phương.

Chương trình cần được thiết kế phù hợp để vừa trang trọng, vừa thuận lợi khi triển khai.

Khi thiết kế chương trình cho từng thị trường, doanh nghiệp nên xây dựng concept Gala Dinner đúng tinh thần doanh nghiệp, đồng thời điều chỉnh thông điệp, lời dẫn, nghi thức, âm nhạc, hình ảnh, thời lượng và cách tương tác để phù hợp với văn hóa, quy định địa phương và mục tiêu của chuyến đi.

Bài viết liên quan nên đọc thêm

Để chuẩn bị tour Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện chỉn chu hơn, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các nội dung liên quan dưới đây:

Kết luận

Tour Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp sự kiện cần đồng bộ giữa visa, vé máy bay, lịch trình, khách sạn, nhà hàng và kịch bản Gala Dinner.

Để các hạng mục visa, vé máy bay, lịch trình, khách sạn, nhà hàng và kịch bản Gala Dinner được kết nối đồng bộ, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị điều phối tour MICE nước ngoài có kinh nghiệm, đặc biệt với các chương trình có nhiều đầu mối như hàng không, khách sạn, nhà hàng, kỹ thuật, hướng dẫn viên, phiên dịch và đối tác địa phương.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị tour Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc kết hợp Gala Dinner, hội nghị khách hàng, tri ân đại lý, vinh danh nội bộ hoặc chương trình khen thưởng nhân sự?

New World Travel cung cấp giải pháp Team Building - Gala Dinner trọn gói cho đoàn doanh nghiệp, từ tư vấn lịch trình tour quốc tế, hồ sơ visa, vé máy bay, khách sạn, nhà hàng, hội trường, không gian tiệc, thiết bị kỹ thuật, kịch bản Gala Dinner, MC, phiên dịch, vinh danh, timeline, chi phí phát sinh đến điều phối với đối tác địa phương. Với từng thị trường, quy mô đoàn, mục tiêu tổ chức, ngân sách và yêu cầu thực tế, New World Travel sẽ đề xuất phương án phù hợp để chương trình diễn ra chủ động, trang trọng, đúng nhịp và hạn chế rủi ro.

New World Travel tổ chức tour quốc tế cho doanh nghiệp theo từng thị trường, từng mục tiêu và từng quy mô đoàn.

TRAO ĐỔI NHU CẦU - TƯ VẤN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng chia sẻ nhu cầu, thời gian dự kiến, số lượng khách và tiêu chuẩn dịch vụ mong muốn. New World Travel sẽ tư vấn phương án phù hợp với mục tiêu, ngân sách và yêu cầu thực tế.

Zalo OA: Trao đổi với New World Travel
Điện thoại: (024) 38.44.66.99 - Hotline: 0982.023.023
Email: info@neworldtravel.com.vn

TRAO ĐỔI NHU CẦU - NHẬN PHƯƠNG ÁN PHÙ HỢP

Quý khách vui lòng để lại thông tin và nội dung cần trao đổi,
New World Travel sẽ liên hệ để tư vấn phương án phù hợp với nhu cầu thực tế